Souhaitez-vous approuver/rejeter une soumission d'un membre de l'équipe de votre côté ? La révision des documents des employés est devenue beaucoup plus simple. Les examinateurs et les administrateurs principaux ont désormais le pouvoir d'accélérer le processus pour les conducteurs en saisissant des informations cruciales en leur nom et en naviguant facilement dans le processus de révision.
Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à examiner le statut de conformité de vos employés :
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte sur le Tableau de bord de l'équipe et cliquez sur 'Conformité' dans le menu de la barre latérale gauche.
Étape 2 : En haut de l'écran, vous verrez un récapitulatif des soumissions de tous les employés et de leur statut.
2a. Utilisez la barre de recherche pour trouver un membre de l'équipe spécifique par nom, e-mail ou identifiant.
2b. Sinon, continuez à défiler pour avoir un aperçu rapide de vos employés et de leur statut de conformité actuel.
Vous pouvez également trouver un tutoriel utile sur la manière de consulter l'historique de conformité de vos employés ici.
Étape 3 : Cliquez sur le nom de l'employé pour accéder aux détails spécifiques.
Étape 4 : Vous serez redirigé vers la page de conformité de l'employé. Cliquez sur 'Démarrer la révision' en haut à droite.
Étape 5 : Vous remarquerez que vous pouvez facilement passer entre les sections de téléversement de documents de permis de conduire et de vérification d'assurance.
Étape 6 : Cliquez sur 'Consulter' pour examiner le permis de conduire et/ou la police d'assurance joint(s) du conducteur. Vous "Approuver/Rejeter" les champs de vérification du permis de conduire et de l'assurance en haut après avoir rempli les informations pertinentes ci-dessous.
*Les documents s'ouvriront dans de nouvelles fenêtres du navigateur, laissez-les ouverts pour pouvoir remplir les informations nécessaires.
Étape 7 : Vous verrez la première section, 'Permis de conduire', en défilant vers le bas. Saisissez les détails suivants :
- Prénom et nom du conducteur (nous vous suggérons d'ajouter l'initiale du deuxième prénom du conducteur).
- Numéro de téléphone mobile du conducteur.
- Date d'expiration du permis de conduire : Sélectionnez 'Approuver' ou 'Rejeter', et fournissez une raison si vous rejetez.
Étape 8 : Ensuite, défilez vers le bas et saisissez les détails suivants dans la section 'Déclaration d'assurance' :
- État
- Code postal
-
Déclaration d'assurance :
- Date d'expiration : Remplissez la date d'expiration de l'assurance, puis sélectionnez 'Approuver' ou 'Rejeter', et fournissez une raison si vous rejetez.
- Cherchez les exigences d'assurance de l'entreprise sur la police (par ex. BI par personne & accident, dommages matériels, franchises, etc.) et remplissez-les. Ensuite, approuvez ou rejetez en conséquence (si vous rejetez, fournissez les raisons à partir de la liste déroulante).
Étape 9 : Après avoir rempli les informations, cliquez sur 'Approuver' ou 'Rejeter' dans les sections de téléversement de documents de Permis de conduire et de Vérification d'assurance en haut.
*Dans ces sections en haut, vous pouvez trouver d'autres raisons de rejet pour les documents de permis de conduire et d'assurance :
Étape 10 : Ensuite, dans la section 'Conformité du véhicule', saisissez le VIN qui se trouve sur la page de déclaration d'assurance du membre, puis cliquez sur 'Vérifier le VIN' , ce qui remplira automatiquement la boîte de résultats du véhicule.
Étape 11 : Lorsqu'un VIN est trouvé, les champs suivants seront automatiquement remplis :
- VIN inscrit : Sélectionnez 'Approuver' ou 'Rejeter', et fournissez une raison pour le rejet
- PDSF
- Année du modèle du véhicule
- Marque du véhicule
- Modèle du véhicule
Ces champs sont automatiquement Approuvés/Rejetés selon les exigences d'âge du véhicule et de PDSF du programme
*Si le VIN n'est pas trouvé, veuillez effectuer une recherche rapide sur Google avec le VIN pour déterminer l'âge et le PDSF du véhicule, puis saisissez vos conclusions manuellement.
Étape 12 : Une fois terminé, cliquez sur 'Soumettre l'examen'.
Notre système de conformité approuvera/rejettera automatiquement les éléments de conformité de votre membre. Voilà, vous venez d'examiner votre conducteur ! Pour passer au conducteur suivant, cliquez sur les flèches en haut de l'écran et cliquez sur 'Commencer l'examen'.
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