Qu'est-ce qu'un programme de remboursement de kilométrage à taux fixe et variable (FAVR) ?(What is a Fixed and Variable Rate Mileage Reimbursement Program (FAVR)?)

• Le programme doit compter au moins 5 conducteurs inscrits.
• Tous les conducteurs inscrits doivent parcourir au moins 8 000 kilomètres professionnels par an.
  
• Les conducteurs doivent posséder un permis de conduire valide et maintenir une assurance véhicule conforme aux exigences de l’entreprise.

Everlance collaborera avec vous pour développer et mettre en œuvre un programme FAVR conforme à l'IRS qui répond aux objectifs budgétaires de votre organisation. Veuillez contacter l’équipe commerciale d’Everlance pour déterminer si un programme FAVR convient à votre organisation.

Un programme de remboursement au kilomètre (CPM) est simple : les conducteurs reçoivent un montant spécifique par kilomètre professionnel parcouru (la plupart des entreprises utilisent le taux standard de l'IRS pour l'année en cours). Un programme CPM rembourse tous les employés au même tarif, quelle que soit la catégorie du véhicule ou l’endroit où il est utilisé pour les tâches professionnelles.

Un programme FAVR est un programme sophistiqué de remboursement kilométrique. Le programme d'allocation automobile FAVR d’Everlance prend en compte les coûts fixes locaux liés à la possession du véhicule de base (dépréciation, taxes, assurance, immatriculation, etc.) ainsi que les coûts variables liés à l’utilisation du véhicule (carburant, entretien, usure des pneus, etc.) pour créer un tarif de remboursement personnalisé spécifique à chaque programme, en fonction de l’emplacement de l’employé.

• Le remboursement est basé sur les coûts locaux et reflète de manière précise les dépenses réelles des employés pour les trajets professionnels.
• Il permet aux entreprises d’économiser de l’argent en remboursant les employés en fonction de leur situation réelle, et non d’un tarif standard unique.
• Les remboursements conformes au programme FAVR sont exclus des revenus imposables des employés, offrant ainsi des économies fiscales.
• Il permet une plus grande transparence et une meilleure gestion des dépenses liées aux véhicules.

1. Contactez l’équipe commerciale d’Everlance pour discuter de vos besoins spécifiques et pour déterminer si un programme FAVR est adapté à votre entreprise.
2. Travaillez avec l’équipe d’Everlance pour configurer le programme, définir les taux personnalisés et fournir des données sur les conducteurs.
3. Lancez le programme auprès de vos employés et commencez à bénéficier des économies et de la conformité offertes par FAVR.

Everlance simplifie la gestion des programmes FAVR grâce à une plateforme intuitive qui automatise le suivi des trajets, calcule les remboursements personnalisés et fournit des rapports détaillés. L’application aide à garantir la conformité avec les exigences fiscales tout en offrant une expérience utilisateur fluide pour les employés et les administrateurs.

Pour en savoir plus sur les solutions FAVR d’Everlance, veuillez nous contacter ici.

Non. Un paiement FAVR est déterminé par le véhicule du plan, qui est sélectionné par l'employeur lors de l'implémentation pour déterminer les taux FAVR. Un nouveau véhicule affectera uniquement le respect des exigences d'âge et de valeur du véhicule pour le conducteur.

Les allocations FAVR (selon les règles de l'IRS) sont basées sur un seul véhicule. Les conducteurs peuvent posséder plusieurs véhicules, mais peuvent enregistrer un seul pour leur programme de remboursement. En général, ce véhicule devrait être le plus récent, même si ce n'est pas celui qu'ils utilisent le plus souvent pour les affaires.

Supposons qu'un employé ait initialement enregistré une Honda Civic 2016, mais qu'il veuille/doive enregistrer une Toyota Camry 2024 à la place (soit pour répondre aux exigences du véhicule, soit pour toute autre raison). Il devra soumettre une nouvelle page de déclaration d’assurance listant ce véhicule, remplir les 5 derniers chiffres du VIN du nouveau véhicule à l’étape 3 de la soumission des nouveaux documents (« Informations sur le véhicule »), et nos examinateurs mettront à jour/compléteront leurs informations ! 

*Assurez-vous que les 5 derniers chiffres du VIN figurent dans le document d’assurance, sinon la soumission sera rejetée pour VIN manquant.

Les statuts de conformité pour un mois donné sont déterminés le dernier jour du mois calendaire. Les conducteurs doivent soumettre leurs documents ou mises à jour avant le dernier jour du mois pour être examinés à temps. Même si l'examen est effectué dans les premiers jours du mois suivant, les informations soumises seront utilisées pour déterminer le statut de conformité pour le mois précédent la soumission. Mais rappelez-vous, bien que les examinateurs examinent généralement les documents le jour même ou le lendemain de la soumission, cela peut prendre jusqu'à 3 jours ouvrables dans certains cas en fonction du volume de soumissions (si possible, évitez de soumettre près de la date limite!).

Les taux fixes changent lorsque le conducteur est affecté à un autre programme, ou si sa tranche de kilométrage change. Par exemple, s’il était prévu qu'il roule entre 10 000 et 15 000 miles dans l’année et qu’il en roule finalement 6 000, sa tranche de kilométrage sera ajustée, ce qui affectera la partie fixe (dans ce cas, elle sera réduite. Si le kilométrage dépasse la tranche de kilométrage, elle sera augmentée). 

Faites-nous savoir si vous avez des questions !