Les calendriers de remboursement définissent les délais de soumission, d'approbation et de paiement, et permettent d'envoyer des rappels automatiques pour chaque étape. Ils attribuent également des responsabilités aux membres de l'équipe pour chaque étape du processus, comme la soumission et l'approbation des rapports.
Pour apprendre à créer un calendrier de remboursement, suivez les étapes ci-dessous:
Étape 1 : Depuis le tableau de bord de l'équipe, accédez à 'Paramètres de l'équipe'.
Étape 2 : Sélectionnez 'Calendriers'.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton vert 'Nouveau calendrier' en haut à droite de votre écran.
Étape 4 : Cela vous amènera à un nouvel écran où vous pouvez entrer le type de calendrier.
Étape 5 : Entrez un 'Nom du calendrier'.
Étape 6 :
a) Après avoir saisi le nom de votre calendrier, choisissez la Période de rapport. La cadence configurée dans le calendrier correspond à la période de paie affichée sur la page des remboursements. Les rapports soumis pendant cette période apparaîtront dans le détail de la période de paie pour approbation ou rejet.
b) Si vous choisissez Aucune pour la Période de rapport, les conducteurs peuvent créer et soumettre des rapports à tout moment. Cependant, par défaut, leurs rapports seront automatiquement créés sous forme de brouillon le 1er de chaque mois. Si vous souhaitez modifier la fréquence de création automatique des rapports, sélectionnez le bouton Modifier.
c) Choisissez la Fréquence de création automatique des rapports entre Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire, 1er & 15 ou Aucune. Cela peut être utile si vous n'utilisez pas Everlance pour traiter les remboursements mais souhaitez examiner les rapports des conducteurs régulièrement.
Étape 7 :
a) Si vous avez choisi 1er & 15 ou Mensuel pour la Période de rapport, sélectionnez le délai pour que les conducteurs et les admins soumettent et approuvent les rapports.
Par exemple, si vous avez choisi Mensuel, la fin de la période de paie sera le dernier jour de chaque mois. Vous pouvez ensuite décider si les conducteurs peuvent soumettre leurs rapports le dernier jour ou jusqu'à 8 jours après la fin de la période de rapport.
b) Vous pouvez également modifier le processus d'approbation (qui approuve, finance et paie les rapports) en sélectionnant Modifier.
c) Mettez à jour les personnes chargées de revoir, approuver ou recevoir une copie des rapports après leur soumission. Vous pouvez ajouter un autre approbateur en cliquant sur +Ajouter un approbateur et en cliquant sur Terminé.
Étape 8 : Une fois que vous avez personnalisé les délais de la période de rapport, choisissez si vous souhaitez envoyer des notifications par e-mail jusqu'à 5 jours avant la date limite.
Étape 9 : Cliquez sur Enregistrer en bas de votre écran et vous avez créé un calendrier de remboursement avec succès !
Pour appliquer le calendrier à un programme, allez dans Paramètres de l'équipe et choisissez Programme.
Étape 10 : Sélectionnez le programme auquel vous souhaitez ajouter un calendrier dans la liste des programmes.
Vous pouvez ensuite choisir le menu déroulant 'Calendrier variable' et sélectionner votre calendrier nouvellement créé. Appuyez sur 'Enregistrer' en haut à droite, et voilà !
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