Les plannings de remboursement (disponibles sur la page des remboursements) permettent au propriétaire du compte et aux super administrateurs (ou au gestionnaire s'ils font partie du flux d'approbation) de consulter les rapports de leur équipe par période de paie pour un suivi et un remboursement faciles.
Si vous souhaitez approuver ou rejeter un rapport ponctuel, cliquez ici.
Pour apprendre à approuver ou rejeter des rapports par période de paie, suivez les instructions étape par étape ci-dessous :
Étape 1 : Allez sur le Tableau de bord de l'équipe
Étape 2 : Cliquez sur 'Tableau de bord de l'équipe'
Étape 3 : Cliquez sur 'Remboursements'.
Étape 4 : Si vous devez approuver des rapports pour une période de paie spécifique, choisissez la vue « Tous les 'Périodes de Paie ».
Si vous avez des conducteurs qui ne suivent pas un calendrier de soumission ou une période de paie régulière, choisissez 'Rapports Ponctuels'.
Important : Si c'est la première fois que vous utilisez les plannings de remboursement, veuillez également vérifier les Rapports Ponctuels en plus des autres vues pour voir s'il y a eu des rapports soumis avant que les plannings de remboursement ne soient activés pour votre compte.
Si vous êtes sur un programme FAVR, vous pouvez choisir entre Variable et Fixe (Toutes les Périodes de Paie incluent les deux).
Étape 5a : Après avoir sélectionné la catégorie dont vous avez besoin, vous pouvez filtrer par statut : choisissez « Nécessite une approbation : »
5b : Une liste des périodes de paie apparaîtra. Sélectionnez celle avec la période de paie actuelle et le statut 'Nécessite une approbation'.
Étape 6a : Une fois que vous avez cliqué sur cette période de paie, une nouvelle vue des rapports individuels s'ouvrira.
Étape 6b : À partir de cette vue de la période de paie individuelle, vous avez l'option de cliquer sur chaque rapport individuel pour une vue plus détaillée des trajets ou des dépenses. Si vous avez beaucoup de rapports, passez à l'étape 7 pour l'option d'approbation la plus simple.
Étape 7a : Vous avez plusieurs options pour choisir comment vous examinez et approuvez vos rapports.
Pour l'option la plus simple, sélectionnez l'option « Approuver la période de paie » en haut à droite et cela approuvera tous les rapports.
Astuce : Si vous souhaitez filtrer un rapport par le statut de conformité d'un conducteur, allez dans les filtres et sélectionnez dans le filtre de statut de conformité.
Étape 7b : Vous pouvez cocher la case à côté des rapports individuels et sélectionner le bouton Approuver ou Rejeter.
Si un rapport a été rejeté, il sera renvoyé (avec vos éventuelles remarques) au membre de l'équipe pour qu'il puisse apporter les modifications nécessaires et soumettre à nouveau le rapport pour approbation lors de la prochaine période de paie.
Il sera déplacé vers la vue Rejetée dans les détails de cette période de paie.
Étape 7c : Si vous souhaitez examiner un rapport individuel dans la période de paie, sélectionnez le rapport en question, où vous pourrez voir les détails des trajets et des dépenses. Si vous souhaitez approuver ou rejeter individuellement, vous devrez sélectionner Approuver ou Rejeter dans la vue des trajets individuels.
Astuce : Si vous devez ajouter une remarque sur un rapport (comme poser une question sur un trajet ou une dépense), tapez dans la boîte de commentaires à droite de la page du rapport intitulée Commentaires & Activité. Le membre de l'équipe sera alors notifié par e-mail ainsi que par une notification dans l'application Everlance.
Étape 8 : Si vous avez choisi l'étape 7b ou 7c et rejeté/approuvé des rapports individuellement, n'oubliez pas d'« approuver » la période de paie entière (cela ne changera pas le statut des rapports rejetés) et téléchargez le résumé des détails de la période de paie à envoyer à votre responsable du succès client (si applicable).
Astuce : Depuis le tableau de bord, vous ne pouvez actuellement examiner et ajouter un commentaire qu'à un seul rapport à la fois. Si vous souhaitez rejeter en masse et ajouter des commentaires à plusieurs rapports, consultez l'article Comment rejeter en masse les rapports.
Étape 9 (optionnel) : Pour tous les rapports soumis en retard, ils apparaîtront dans la période de paie suivante. Si vous souhaitez les approuver, vous devrez entrer dans la période de paie future (avec un statut Ouvert) et sélectionner le rapport qui indique RETARD.
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