Gérer les remboursements kilométriques peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsque vous examinez des dizaines ou des centaines de rapports chaque période de paie. Assurer la conformité tout en approuvant rapidement les réclamations légitimes est souvent un défi.
Avec la fonctionnalité d'automatisation d'Everlance, vous pouvez simplifier ce processus. Les automatisations vous permettent de créer des règles personnalisées qui signalent, approuvent ou rejettent automatiquement les rapports—vous faisant gagner du temps et réduisant le travail manuel.
Que peuvent faire les automatisations ?
Vous pouvez configurer des règles qui :
- Signalent les rapports nécessitant un examen plus approfondi pour des problèmes tels qu'un kilométrage excessif ou la non-conformité.
- Approuvent automatiquement les rapports conformes aux critères de remboursement de votre entreprise.
- Rejettent automatiquement les rapports non conformes.
Cela rend l'ensemble du processus plus rapide et garantit que les rapports conformes sont traités plus efficacement.
Avantages clés pour les administrateurs
1. Gagnez du temps
Fini de passer en revue chaque rapport manuellement. Les automatisations signalent instantanément les problèmes, approuvent les rapports conformes et rejettent les non-conformes. Les administrateurs n'ont plus qu'à se concentrer sur les rapports nécessitant une attention particulière.
2. Standardisez les politiques de remboursement
Des règles personnalisées garantissent que tous les rapports sont traités de manière égale selon les mêmes critères. Cela réduit les erreurs humaines et garantit que vos politiques de remboursement sont toujours respectées.
3. Offrez une visibilité en temps réel
Avec les automatisations, vous saurez immédiatement si un rapport est signalé, approuvé ou rejeté, offrant une visibilité claire sur les rapports nécessitant une attention.
4. Améliorez la transparence entre les conducteurs et les administrateurs
Grâce à des règles standardisées pour signaler, approuver et rejeter les rapports, les conducteurs et les administrateurs peuvent clairement comprendre ce à quoi s'attendre lors de la soumission et de l'examen des rapports. Cette transparence aide à rationaliser la communication et à réduire les malentendus.
FAQ :
Comment fonctionnent les règles ?
1. Créez des règles personnalisées
Depuis le tableau de bord de l'équipe, les administrateurs peuvent créer des règles reflétant les politiques de remboursement de leur entreprise. Ces règles peuvent inclure des seuils pour le kilométrage, les dépenses, la conformité ou d'autres critères pertinents. Cliquez ici pour apprendre à créer des règles et configurer des automatisations.
2. Signalement, approbation et rejet automatiques
Lorsqu'un employé soumet un rapport répondant aux règles prédéfinies, il sera automatiquement signalé, approuvé ou rejeté. Lorsqu'un rapport est signalé (par exemple, pour kilométrage excessif), les conducteurs seront informés lors de la soumission dans la section activité de leur rapport. Cela leur permet de modifier leur rapport avant de le finaliser.
3. Examinez les rapports
Les administrateurs peuvent se concentrer sur les rapports signalés nécessitant une attention, tandis que les automatisations gèrent le reste.
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