Comment configurer des règles pour le marquage, l'approbation automatique et le rejet automatique des rapports (How to Set Up Rules for Flagging, Auto-Approving, and Auto-Rejecting Reports)

La fonctionnalité Règles, située sous Automations dans le tableau de bord d'équipe, permet aux administrateurs d'automatiser le processus de révision des rapports en appliquant des filtres spécifiques pour approuver automatiquement, rejeter ou signaler les rapports nécessitant une attention particulière. Cela aide à réduire le temps de révision manuel, à garantir la conformité aux politiques de l'entreprise et à simplifier les flux de travail de remboursement.

Dans ce guide, nous vous expliquons les étapes pour créer des règles personnalisées afin de gérer efficacement les rapports en fonction des limites kilométriques, des dépenses ou d'autres critères pertinents.

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte sur le tableau de bord d'équipe. 

Étape 2 : Cliquez sur 'Paramètres d'équipe' dans le menu à gauche de l'écran. 

Étape 3 : Cliquez sur 'Automations'. 

Étape 4 : Cliquez sur 'Créer une règle' en haut à droite de l'écran. Vous pouvez également utiliser nos modèles en haut de l'écran pour créer facilement des automatisations pour les trajets manuels ou ceux effectués pendant les jours fériés, les week-ends ou des jours spécifiques de la semaine.

Étape 5 : Commencez par ajouter un Nom de la règle. Utilisez un nom facile à reconnaître rapidement pour identifier la règle que vous définissez.  

Étape 6 : Ensuite, ajoutez l'action pour votre nouvelle règle. Vous pouvez choisir parmi les actions suivantes à appliquer aux rapports :

• Signaler : Cette action signale les rapports répondant à des critères spécifiques, ce qui les rend facilement filtrables et révisables par le réviseur et le conducteur lors de la soumission.
• Rejeter : Rejetez automatiquement les rapports qui ne respectent pas vos critères prédéfinis. Les rapports rejetés seront renvoyés à l'expéditeur avec une explication affichée dans la section activité du rapport.
• Approuver : Approuvez automatiquement les rapports qui respectent tous les critères de conformité et de remboursement. Cela accélère le processus de révision en approuvant instantanément les rapports conformes sans intervention manuelle.

Étape 7 : Définissez maintenant les conditions pour votre règle :

• Sélectionnez l'objet auquel vous voulez appliquer la règle, comme un trajet, une transaction ou un expéditeur.
• Choisissez l’attribut que vous voulez surveiller, comme les miles, les dépenses ou la conformité.
• Définissez le seuil ou la limite pour l'attribut sélectionné. Par exemple, vous pouvez définir une limite kilométrique ou une exigence de conformité qui déclenchera la règle.

Étape 8 : Ensuite, ajoutez une description pour votre règle. La description est obligatoire et apparaîtra comme raison de rejet ou de signalement dans l’activité du rapport. 

Étape 9 : Enfin, cliquez sur 'Enregistrer' en haut à droite de l'écran pour enregistrer votre règle. Une fois enregistrée, la règle sera automatiquement appliquée aux rapports de votre équipe à l'avenir.

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