Vous cherchez un moyen d’accélérer et de suivre le processus d’intégration de votre équipe, en vous assurant que chaque employé est prêt à être remboursé ? Notre nouvelle fonctionnalité d’Intégration est là pour vous aider ! En tant que Manager ou Administrateur, vous voudrez garantir une transition fluide pour vos employés, que vous commenciez tout juste avec Everlance Business ou que vous intégriez un nouveau membre à l’équipe. L’onglet Intégration, situé dans le tableau des Membres, vous offre une visibilité complète sur les progrès de chaque employé pour être entièrement configuré.
Avec la fonctionnalité d’Intégration, vous pouvez :
- Attribuer rapidement des employés à un programme en masse pour simplifier la configuration.
- Envoyer des invitations en masse aux employés ajoutés via l’intégration RH.
- Vérifier les invitations en attente pour voir qui ne les a pas encore acceptées et renvoyer les invitations en masse si nécessaire.
- Voir les employés qui doivent encore configurer leur dépôt direct, garantissant qu’ils sont prêts pour le remboursement (pour les équipes utilisant les Paiements Everlance).
- Voir les employés qui n’ont pas téléchargé l’application pour iOS et Android.
Cet outil accélère l’intégration, facilitant la préparation de chacun à utiliser Everlance à son plein potentiel.
Suivez ces étapes simples pour commencer à utiliser la fonctionnalité d’Intégration :
Étape 1 : Connectez-vous à votre Tableau de bord Équipe.
Étape 2 : Cliquez sur 'Membres' dans le menu à gauche.
Étape 3 : Dans le tableau Tous les Membres, vous verrez une liste de tous les membres de l’équipe. Les membres avec des invitations en attente apparaissent en haut et doivent accepter leurs invitations avant que les administrateurs puissent accéder à leurs profils ou effectuer des modifications. Pour masquer ces membres, utilisez l’option de filtre en haut du tableau et décochez 'Afficher les invitations en attente.'
Étape 4 : En haut de votre écran, vous verrez un onglet 'Intégration'. Cet onglet montre le nombre de membres de l’équipe actuellement en cours d’intégration, basé sur des tâches comme l’envoi d’invitations, l’attribution de programmes, le téléchargement de l’application ou la configuration du dépôt direct (si vous utilisez les Paiements Everlance).
Remarque : Les membres qui ont été invités et intentionnellement assignés à 'Aucun programme' ou avec une date de début de programme future ne recevront pas de statut d’intégration.
Étape 5 : Une fois que vous cliquez sur 'Intégration,' vous verrez un graphique sur le côté gauche de l’écran. Ce graphique fournit une répartition du nombre d’employés et des tâches à accomplir avant que vos membres soient complètement 'Actifs' dans Everlance.
Étape 6 : À côté du graphique, vous verrez une liste de tâches divisées en tâches Administrateur (en bleu) et tâches Membres (en orange). À côté de chaque tâche, un nombre indique combien d’employés doivent encore accomplir cette tâche.
Décomposons chaque tâche ci-dessous :
Nécessite un programme
Cette tâche d'administrateur montre les utilisateurs qui n'ont pas encore été affectés à un programme. Cela peut inclure des utilisateurs qui ont été ajoutés manuellement, ajoutés via la fonction d'intégration RH ou via API. Les administrateurs peuvent cliquer sur 'Voir' pour voir les employés qui ont encore besoin d'un programme et peuvent soit affecter un programme en masse en sélectionnant 'Affecter un programme', soit affecter des programmes à des utilisateurs individuels depuis cette liste.
Note : Les membres ajoutés manuellement doivent accepter l'invitation avant d'affecter un programme. Ils ne seront pas inclus dans le comptage des 'besoins programme'.
Besoin d'invitation
Cette tâche d'administrateur montre combien d'employés ont encore besoin d'une invitation. Elle s'applique uniquement aux employés dont les comptes ont été créés via la fonction d'intégration RH. Les administrateurs peuvent cliquer sur 'Voir' pour voir la liste ou sur 'Envoyer les invitations' pour envoyer les invitations en masse ou individuellement.
Note : Ce filtre ne s'applique pas aux membres ajoutés manuellement ou via API, car ces membres reçoivent automatiquement leurs invitations.
Besoin d'accepter l'invitation
Cette tâche montre le nombre total de conducteurs qui n'ont pas encore accepté leur invitation, que ce soit qu'ils aient été ajoutés manuellement ou via l'intégration RH. Ces conducteurs ont reçu leur e-mail de bienvenue mais n'ont pas encore téléchargé l'application pour rejoindre leur équipe ou réinitialisé leur mot de passe s'ils ont été ajoutés via l'intégration RH.
Les administrateurs peuvent 'Voir' la liste des conducteurs qui répondent à ce filtre et ont la possibilité de renvoyer des invitations en masse avec 'Renvoyer les invitations' pour leur rappeler d'accepter leur invitation.
Besoin de télécharger l'application
Cette tâche de conducteur montre combien d'employés ont encore besoin de télécharger l'application Everlance sur iOS ou Android. Les administrateurs peuvent cliquer sur 'Voir' pour voir quels employés doivent encore compléter cette étape. Une fois qu'un employé a téléchargé l'application, il sera automatiquement retiré de cette liste.
Note : Les membres ajoutés manuellement ne seront pas inclus dans ce comptage tant qu'ils n'auront pas accepté leur invitation.
Nécessite un dépôt direct
Si vous utilisez Everlance Payments pour rembourser les employés, cette tâche montre combien d'entre eux doivent encore configurer leur dépôt direct. Les administrateurs peuvent cliquer sur 'Voir' pour voir quels employés doivent compléter cette étape.
Note : Ce filtre n'apparaîtra pas si vous utilisez d'autres méthodes de remboursement, telles que Checkbook.io ou des systèmes internes.
Tout utilisateur ajouté manuellement et n'ayant pas encore accepté son invitation ne sera pas inclus dans ce compte.
C'est tout ! Vous savez maintenant comment utiliser l'onglet Onboarding pour suivre les progrès de vos employés lorsqu'ils commencent avec Everlance. Une fois qu'un employé a terminé toutes ses tâches, il sera supprimé de la liste Onboarding, mais vous pourrez toujours le trouver dans la table des Membres.
Astuce professionnelle !
Les administrateurs peuvent également filtrer la table Onboarding par tâches en attente dans la barre latérale des filtres :
Questions fréquentes :
Si un utilisateur a plusieurs tâches d'onboarding en attente, sera-t-il inclus dans tous les filtres du graphique d'onboarding ?
Oui. Le nombre de membres en attente pour chaque tâche d'onboarding contient tous les membres qui correspondent au filtre, peu importe si ce membre correspond également à un autre filtre.
Les utilisateurs ayant le statut "Onboarding" apparaîtront-ils également dans la table principale des Membres ?
Oui, les utilisateurs ayant le statut "Onboarding" seront inclus dans la table principale des Membres, ainsi que les statuts Archivés, Actifs et En congé, sous la colonne 'Statut'.
L'onglet Onboarding est-il disponible pour les responsables ou uniquement pour les super administrateurs et les propriétaires de compte ?
Oui, l'onglet Onboarding est disponible pour les responsables, super administrateurs et propriétaires de compte. Les responsables peuvent voir les détails d'onboarding, mais l'accès est limité à leurs équipes et sous-équipées assignées uniquement.
Que signifie le statut "Onboarding" ?
Le statut "Onboarding" indique qu'un conducteur est en train de compléter des tâches essentielles de configuration pour rejoindre pleinement l'équipe. Ce statut peut refléter l'une des actions suivantes non complètes :
- Le conducteur n'a pas accepté son invitation.
- Le conducteur n'a pas réinitialisé son mot de passe ni connecté (pour les conducteurs ajoutés via la fonctionnalité d'Intégration RH).
- Le conducteur n'a pas d'historique de programme, ce qui signifie qu'il n'a pas encore été assigné à un programme (cela n'inclut pas les conducteurs assignés intentionnellement à "Aucun programme" ou ceux avec une date de début de programme future).
- Le conducteur n'a pas téléchargé l'application Everlance, ce qui est essentiel pour suivre le kilométrage et les dépenses.
-
Le conducteur n'a pas configuré le dépôt direct (pour les équipes utilisant Everlance Payments pour les remboursements), ce qui est nécessaire pour recevoir directement les remboursements.
Ce statut aide les administrateurs à identifier facilement les conducteurs qui peuvent avoir besoin d'aide ou de rappels pour compléter ces étapes.
Pourquoi les administrateurs ne peuvent-ils pas assigner certains utilisateurs à un programme ?
Certains utilisateurs, en particulier ceux ajoutés manuellement, devront accepter leur invitation avant que les administrateurs ne puissent leur assigner un programme. Cela garantit que tous les utilisateurs manuels sont vérifiés et ont accepté la configuration initiale.
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