Qu’est-ce qu’Everlance Business ? (What is Everlance Business?)

Everlance Business est une excellente solution pour gérer le kilométrage et les dépenses de votre entreprise en un seul endroit. Les administrateurs et les responsables peuvent se connecter au tableau de bord d'équipe pour examiner les rapports de chaque membre, au lieu de devoir rechercher les journaux de kilométrage et les rapports de dépenses, ce qui fait d'Everlance Business un gain de temps pour les entreprises !

Les principales fonctionnalités d'Everlance Business incluent :

• Tableau de bord d'équipe
  • Le tableau de bord d'équipe, le portail administratif, permet au propriétaire du compte, aux administrateurs et aux responsables de consulter les dépenses et le kilométrage de leur équipe pour un suivi et un remboursement faciles.
  • Générer des rapports pour des équipes entières, des sous-équipes ou des membres individuels à tout moment, autant de fois que vous le souhaitez ! Seuls les trajets et les dépenses liés au travail sont accessibles à l'entreprise, garantissant ainsi la confidentialité des membres de votre équipe.

• Programmes
  • Les programmes, également appelés "programmes de remboursement", sont des cadres au sein d'Everlance pour les équipes permettant aux entreprises de définir comment et combien leurs membres d'équipe sont remboursés pour le kilométrage et les dépenses liés au travail. Ces programmes permettent de personnaliser les taux de remboursement et les finalités des trajets pour répondre aux besoins et aux politiques spécifiques de l'organisation.

• Calendriers :
  • Les calendriers définissent quand les membres de l'équipe reçoivent des remboursements. En définissant des calendriers pour les remboursements, les organisations peuvent garantir un traitement rapide et efficace, améliorant ainsi la satisfaction des employés et la clarté financière.

• Remboursements :
  • Cette fonctionnalité permet aux organisations d'exécuter des remboursements similaires aux processus de paie. Les utilisateurs peuvent approuver une période de paie entière ou des rapports individuels, garantissant des remboursements précis et rapides pour les membres de l'équipe.

• Drapeaux :
  • Les drapeaux sont configurés en fonction des rapports nécessitant une enquête ou un examen plus approfondis. Les drapeaux mettent automatiquement en évidence les rapports nécessitant une attention particulière, permettant aux utilisateurs de les filtrer facilement et de les approuver ou de les rejeter lors de la révision des rapports, améliorant ainsi la précision et la conformité.

• Catégories de dépenses :
  • Les catégories de dépenses sont préremplies dans les comptes des membres lors de l'ajout de dépenses. Les conducteurs peuvent appliquer une catégorie par dépense.

• Étiquettes :
  • Contrairement aux catégories, les étiquettes permettent aux conducteurs de classer les dépenses et les trajets. Les trajets et les dépenses peuvent avoir une ou plusieurs étiquettes associées, facilitant l'organisation et l'analyse. Les étiquettes sont recommandées pour diverses finalités telles que les refacturations, les codes de charge et les codes de projet, améliorant la granularité du suivi financier.

• Lieux d'équipe :
  • La fonctionnalité Lieux d'équipe permet aux utilisateurs de gagner du temps en nommant des lieux fréquemment visités. Everlance applique automatiquement ces noms pour tous les membres de l'équipe, optimisant la gestion des flux de travail et améliorant l'efficacité du suivi des trajets.

• Rôles d'équipe :
  • Les rôles déterminent ce à quoi chaque utilisateur a accès au sein de la plateforme Everlance. En définissant des rôles, les organisations peuvent garantir des niveaux d'accès appropriés aux membres de l'équipe, protégeant les informations sensibles et optimisant la sécurité.

• Conformité :
  • La fonctionnalité de conformité d'Everlance vérifie l'assurance automobile actuelle et le permis de conduire de chaque membre de l'équipe. En garantissant le respect des exigences réglementaires, les organisations peuvent minimiser les responsabilités potentielles et maintenir des normes légales et éthiques.

• FAVR :
  • Le programme de remboursement FAVR (taux fixe et variable) offre une alternative sophistiquée, exonérée d'impôt et conforme aux méthodes traditionnelles de remboursement kilométrique. L'équipe d'Everlance collabore avec les organisations pour développer et mettre en œuvre des programmes FAVR personnalisés, garantissant des remboursements équitables et conformes pour les employés basés sur divers facteurs.

Les employés ont un contrôle total sur leurs données et peuvent personnaliser le suivi de l'application avec nos fonctionnalités pratiques :

• Détection automatique
  • L'application utilise le GPS et les services de localisation du mobile pour commencer à enregistrer un trajet lorsqu'elle détecte un mouvement et terminer chaque trajet en fonction du Style de suivi défini.
  • Nous recommandons d'utiliser la détection automatique pour garantir que tous les kilomètres soient enregistrés. Classez les trajets liés au travail sous la finalité Équipe pour soumettre une demande de remboursement.

• Démarrer le traqueur
  • Si vous souhaitez utiliser le suivi GPS mais préférez être plus manuel, utilisez la fonctionnalité Démarrer le traqueur pour commencer et terminer manuellement le suivi GPS pour chaque trajet.

• Lieux favoris
  • Bien que l'entreprise puisse ajouter des lieux d'équipe pour toute l'équipe, les employés peuvent également entrer leurs propres lieux favoris, comme leur domicile. Ajouter des lieux facilite l'ajout manuel de trajets, la compréhension ou le souvenir de la finalité de ce trajet, et permet à l'application de mieux identifier des emplacements spécifiques.

• Rapports de kilométrage et de dépenses en Excel, CSV et PDF
  • Les entreprises tirent souvent des rapports pour leurs employés, mais les membres peuvent également générer des exportations de leurs données à tout moment.
  • Les rapports PDF génèrent des images des cartes (Trajets) et des reçus (Transactions) tandis que les rapports Excel fournissent une URL pour accéder aux images.

• Heures de travail et classification automatique
  • L'application Everlance peut automatiquement classer les trajets grâce aux fonctionnalités Heures de travail, Classification automatique ou Trajets favoris.
    • Heures de travail - Votre kilométrage peut être classé automatiquement en fonction de votre horaire de travail. Configurez une période pour que tous les trajets soient classés comme Finalité professionnelle et tout ce qui est en dehors de cette période comme Personnel, Non classé ou non suivi du tout.
    • Trajets favoris - Classez automatiquement un trajet commun sous une finalité spécifique.
    • Classification automatique - Faites classer tous/chaque trajet sous une seule finalité. Les employés doivent utiliser cette fonctionnalité avec précaution pour éviter que tous les trajets ne soient classés sous la finalité Équipe.

Vous pouvez consulter plus d'informations sur ce produit et exprimer votre intérêt ici. Nous serons ravis de vous expliquer davantage sur Everlance Business et de répondre à toutes vos questions !

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