Comment configurer et mettre à jour des équipes (How to Set Up and Update Teams)

Les équipes sont un système permettant d'organiser et de regrouper les employés sur Everlance pour refléter votre structure organisationnelle et faciliter la gestion de tous vos membres.

Vous pouvez créer autant d'équipes que nécessaire, et les équipes peuvent être imbriquées les unes sous les autres pour créer une hiérarchie. L'équipe qui se trouve au-dessus d'une autre dans la hiérarchie est appelée "équipe parent", et on désigne généralement une équipe sous une autre équipe dans la hiérarchie comme "équipe subordonnée".

• Dans l'exemple ci-dessous, l'équipe Design est une équipe subordonnée de l'équipe Engineering Product Design (son équipe parent). L'équipe Engineering Product Design elle-même est une équipe subordonnée de l'équipe Everlance, son équipe parent et l'organisation principale.

Une équipe est essentiellement tout groupe d'un ou plusieurs membres, avec de zéro à plusieurs gestionnaires. Elle sert à contrôler les membres qu'un gestionnaire peut gérer.

• Les gestionnaires ont une visibilité sur tous les membres de leur équipe et des sous-équipes.
• Les gestionnaires n'ont pas de visibilité sur les membres des équipes qui sont au même niveau qu'eux (équipes avec le même équipe parent).

Comment dois-je configurer ma structure d'équipe ?

Nous voyons généralement les clients configurer leurs équipes en fonction de leur hiérarchie organisationnelle actuelle, que ce soit par fonction, région, gestionnaire ou autre critère.

Par exemple, une entreprise pourrait avoir des équipes pour les régions Ouest, Midwest, Est et Sud. Sous chaque région, ils ont des équipes pour chaque état, et si un état a plusieurs sites, une équipe pour chaque bureau. Chez Everlance, nous avons des équipes pour le succès client, le support client et l'ingénierie. L'équipe d'ingénierie a des sous-équipes pour l'application iOS, l'application Android et le tableau de bord, tandis que les équipes Success et Support n'ont pas de sous-équipes. Vous pouvez rendre votre structure aussi simple ou complexe que nécessaire.

L'essentiel à retenir est que tous les membres d'une équipe et de ses sous-équipes partagent les paramètres de l'équipe, y compris :

• Emplacements des équipes
• Catégories de dépenses
• Préférences de compte

Cela signifie que vous pouvez contrôler de manière centralisée ce que tous les membres d'une équipe et de ses sous-équipes peuvent faire et voir sur Everlance, et effectuer des modifications pour tous les membres en même temps. Les modifications de ces paramètres sont transmises de l'équipe parent à tous les membres de l'équipe et des sous-équipes (mais pas aux gestionnaires ou gestionnaires limités). Les modifications ne sont pas transmises "vers le haut" d'une équipe à son équipe parent.

Tous les membres d'une équipe ont également les mêmes gestionnaires, si des gestionnaires leur sont assignés. Si aucun gestionnaire n'est assigné à une équipe, celle-ci "remonte" à son équipe parent, de sorte que les gestionnaires de l'équipe parent agissent également comme gestionnaires de l'équipe subordonnée.

Lors de la configuration de votre structure d'équipe, vous devez tenir compte de la manière dont vous pouvez regrouper au mieux vos employés en fonction de ce qu'ils doivent partager en termes de paramètres tels que les Emplacements des équipes et les Préférences de compte.

Comment créer une nouvelle équipe ?

1. Connectez-vous à votre tableau de bord d'équipe à https://dashboard.everlance.com/teams/.

2. Cliquez sur 'Équipes' dans le menu de gauche.

3. Cliquez sur le bouton vert 'Nouvelle équipe' en haut à droite.

4. Dans la fenêtre qui apparaît, tapez d'abord un nom d'équipe unique.

• Le nom de l'équipe peut être ce que vous voulez, tant qu'il a du sens pour vous. Nous voyons généralement les gens nommer les équipes en fonction du gestionnaire (par exemple, "Équipe de Sylvia"), de la fonction (par exemple, "Ambassadeurs") ou d'un emplacement.
• Les noms des équipes peuvent également être facilement mis à jour à l'avenir, donc ils ne sont pas figés.

5. Ensuite, spécifiez l'équipe parent de la nouvelle équipe (obligatoire) et cliquez sur le bouton vert 'Créer l'équipe'.

Qu'est-ce qu'une équipe parente ?

Une équipe parente est l'équipe au-dessus d'une équipe dans votre hiérarchie organisationnelle. La nouvelle équipe deviendra une sous-équipe de l'équipe parente. Les paramètres de l'équipe parente seront appliqués à la nouvelle équipe et les gestionnaires de l'équipe parente auront une visibilité sur les membres de la nouvelle sous-équipe.

Lorsque vous ajoutez vos équipes, nous vous recommandons de commencer par créer les équipes de plus haut niveau d'abord, puis leurs sous-équipes. De cette manière, lorsque vous créez la sous-équipe, l'équipe parente sera déjà disponible pour que vous puissiez la sélectionner. Créer une équipe qui sera une équipe parente ne diffère pas de la création de toute autre équipe.

Si vous n'avez pas de couches multiples d'équipes ou si l'équipe que vous créez n'est pas une sous-équipe (qu'elle se trouve au sommet de votre hiérarchie organisationnelle), laissez simplement votre Organisation principale (par défaut) comme équipe parente. Une équipe parente est requise pour chaque nouvelle équipe créée.

Que faire si je dois apporter des modifications à une équipe ?

Vous pouvez mettre à jour le nom de l'équipe, l'équipe parente et les gestionnaires depuis la page du profil de l'équipe.

1. Connectez-vous à votre tableau de bord d'équipe à https://dashboard.everlance.com/teams/.

2. Cliquez sur 'Équipes' dans le menu de gauche.

3. Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver le nom de l'équipe que vous souhaitez mettre à jour.

4. Cliquez sur la ligne de l'équipe souhaitée pour accéder au profil de l'équipe.

5. Pour changer le nom de l'équipe, cliquez sur la case à côté de 'Nom de l'équipe' et écrivez le nouveau nom.

• Cliquez sur 'Enregistrer' en haut à droite de la section Profil de l'équipe.

6. Pour changer l'équipe parente, cliquez sur la case à côté de 'Équipe parente' et recherchez la nouvelle équipe qui devrait être l'équipe parente.

• Cliquez sur 'Enregistrer' en haut à droite de la section Profil de l'équipe.

7. Pour ajouter un gestionnaire à l'équipe, faites défiler jusqu'à la section Gestionnaires de l'équipe.

• Cliquez sur le bouton 'Ajouter un gestionnaire' en haut à droite de cette section.
• Dans la fenêtre qui apparaît, recherchez le nom ou l'email de la personne que vous souhaitez ajouter. La personne doit déjà avoir accepté son invitation dans votre organisation sur Everlance.
• Choisissez si vous souhaitez que le nouveau gestionnaire ait le rôle de Gestionnaire ou de Gestionnaire limité.
  • La principale différence est que les gestionnaires peuvent voir tous les membres de l'équipe et de toutes les sous-équipes, tandis qu'un gestionnaire limité ne peut voir que les membres de cette équipe. Veuillez consulter l'article Quelles permissions chaque rôle a-t-il ? pour plus de détails.
• Cliquez sur le bouton 'Ajouter un gestionnaire' pour confirmer votre sélection

8. Pour retirer un gestionnaire de l'équipe, faites défiler jusqu'à la section Gestionnaires de l'équipe. 

• Cliquez sur le 'x' à la fin de la ligne avec leur nom (à côté de 'Voir le profil')
• Cliquez sur 'Oui' pour confirmer que vous souhaitez apporter une modification. Notez que retirer un gestionnaire d'une équipe supprime uniquement les autorisations associées au rôle de gestionnaire. La personne restera dans l'équipe en tant que membre.

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