Termes et définitions d'Everlance (Everlance Terms & Definitions)

• Admin - A accès à son équipe et à ses sous-équipes. Ils peuvent inviter des membres, consulter des rapports et générer des exportations de données pour leur équipe ou une sous-équipe.

• Flux d'approbation - Permet de configurer qui approuvera les rapports. Les administrateurs et les gestionnaires peuvent approuver les rapports pour leur sous-équipe ou cela peut être configuré pour qu'une personne approuve les rapports pour l'ensemble de l'équipe. Vous pouvez définir qui approuve, finance et paie les rapports sous « Horaires » depuis le tableau de bord de l'équipe. 

• Détection automatique - Permet à l'application de suivre automatiquement vos déplacements en arrière-plan. Elle utilise votre position GPS pour démarrer et arrêter vos trajets.

• Catégories - Utilisez les catégories pour étiqueter les dépenses avec des codes de grand livre. Chaque dépense peut avoir une seule catégorie attribuée. Nous recommandons de créer des catégories correspondant à votre plan comptable.

• Classification - Attribuez un objectif à un trajet ou une dépense en faisant glisser la carte de trajet ou de dépense, en utilisant les heures de travail, la classification automatique ou les trajets favoris. Les trajets et transactions doivent être classifiés sous un objectif d'équipe pour être visibles par l'entreprise. Les trajets et transactions non classifiés ou classifiés comme personnels resteront privés pour l'employé. 

• Conformité - Deux types : conformité du conducteur et conformité du véhicule. La conformité du conducteur implique le maintien d'un permis de conduire valide et d'une assurance auto. La conformité du véhicule concerne le respect des exigences du véhicule telles que l'âge et le prix de détail suggéré. Le non-respect peut entraîner l'imposition des remboursements et leur suspension. Les conducteurs peuvent soumettre leurs informations dans la section conformité de l'application pour examen par les administrateurs. 

• Exportations de données - Un "vidage de données" qui fournit aux membres de l'équipe des données historiques. Bien que cela ne fasse pas partie de notre fonctionnalité de flux d'approbation, ces données peuvent être utiles pour l'analyse commerciale.

• Endroits favoris - Ce sont les lieux que votre équipe visite régulièrement. Cela leur permet de rechercher facilement un lieu en fonction de son nom attribué plutôt que de son adresse. 

• Trajets favoris - Fonctionne avec les endroits favoris. Cela permet à votre équipe de configurer des trajets réguliers avec leurs endroits favoris et de les classifier automatiquement. Par exemple, Domicile au bureau est classifié comme un trajet domicile-travail.

• Drapeaux - Permet de simplifier le processus de révision. Configurez des drapeaux en fonction des rapports que vous souhaitez rejeter ou examiner davantage. Les drapeaux mettent automatiquement en évidence les rapports nécessitant une attention particulière. Filtrez facilement par drapeau et approuvez ou rejetez lors de l'examen des rapports.

• Invitation - Les administrateurs ou gestionnaires envoient des invitations à leurs membres d'équipe. Ces derniers reçoivent un email pour rejoindre l'équipe. Une fois l'invitation acceptée, ils apparaissent dans la section Membres du tableau de bord de l'équipe. 

• Gestionnaire - A accès à son équipe. Peut inviter des membres, consulter des rapports et générer des exportations de données pour les membres de son équipe.

• Entrée manuelle - Cette option est utilisée si vous ne voulez pas qu’Everlance suive automatiquement vos trajets ou comme sauvegarde si un trajet n’est pas enregistré. Vous devrez entrer manuellement toutes les données de votre trajet dans l’application. Les trajets entrés manuellement n’auront pas d’horodatage, car ils n’ont pas été suivis avec le système GPS. Les administrateurs pourront voir quand un trajet a été entré manuellement. 

• Démarrage & arrêt manuels - Vous autorisez toujours l’application à vous suivre en arrière-plan en fonction de votre position GPS, mais vous contrôlez quand le trajet commence et quand il s’arrête.

• Membre - Ne peut pas accéder aux informations des autres. Ils ont accès au Tableau de bord Web, qui est le portail personnel pour les utilisateurs, et peuvent consulter leurs propres trajets et dépenses.

• Excédent - Vous aurez un excédent si vous avez plus de personnes dans votre équipe que de places payées. Les frais d’excédent sont généralement 25 % plus élevés que votre tarif normal par place. Par exemple, vous avez 15 personnes dans votre équipe, mais vous payez seulement pour 10 places.

• Périodes de paie - Les périodes de paie sont des périodes spécifiques pour lesquelles les paiements sont effectués. Elles peuvent être « fixes » ou « variables ». Dans Everlance, vous pouvez sélectionner et télécharger plusieurs périodes de paie à la fois, ce qui aide à consolider les paiements de différentes périodes et types de paiement. Vous pouvez également consulter des rapports par périodes de paie, ce qui offre un meilleur contrôle du processus de remboursement.

• Programmes - Abréviation de « programmes de remboursement », définissent comment et combien les membres de l'équipe sont remboursés.

• Objectif - L’objectif sert à classer les trajets. L’équipe classera en utilisant l’objectif que nous avons créé pour l’équipe, généralement le nom de l’entreprise. 

• Tarifs - Il s’agit du tarif auquel vous rembourserez vos employés. Par défaut, dans le Tableau de bord d’équipe, c’est le taux standard de kilométrage de l’IRS pour l’année, mais cela peut être ajusté en fonction de votre taux de remboursement.

• Rapport - Nos rapports d’équipe font partie de notre flux d’approbation et sont utilisés pour approuver le remboursement des trajets/dépenses des membres employés. Les employés peuvent soumettre des rapports directement depuis leur application à leur Manager pour approbation/remboursement.

• Examinateurs - Peuvent examiner les soumissions de conformité. 

• Places/Licences - Les places/licences représentent le nombre de personnes que vous payez pour être dans votre équipe. Cela peut être ajusté sur l’écran de facturation lorsque vous avez besoin d’ajouter ou de retirer des membres supplémentaires.

• Étiquettes - Les étiquettes sont utilisées pour marquer les trajets et dépenses avec des codes personnalisés. Les trajets et dépenses peuvent avoir une ou plusieurs étiquettes associées. Nous recommandons d’utiliser des étiquettes pour les refacturations, les codes de projet, etc.

• Tableau de bord d’équipe - Le tableau de bord où les Administrateurs & Managers peuvent accéder aux données de leurs équipes et ajuster les paramètres. 

• Arborescence d’équipe - L’arborescence d’équipe est où vous voyez comment votre équipe est organisée. 

• Suivi - Ajouter des kilomètres et des dépenses dans l’application, soit manuellement, soit automatiquement.

• Liste de contrôle du tracker - La liste de contrôle du tracker se trouve dans les paramètres du tracker et est l’endroit idéal à consulter si quelqu’un rencontre des problèmes avec le tracker. Tout doit contenir une coche verte.

• Tableau de bord Web - Ce tableau de bord est où tout utilisateur peut accéder à son compte personnel pour voir ses trajets, dépenses, et soumettre des rapports.

• Heures de travail - Cela permet aux utilisateurs de définir les heures qu’ils travaillent chaque jour afin que l’application classe automatiquement les trajets en fonction des heures définies.

Assistance clientèle

Vous avez des questions ? Nous adorons vous entendre !

Email : Support@Everlance.com

Téléphone : (872) 814-6308 États-Unis

(877) 704-2687 Canada

Nos heures de bureau sont de 9h à 17h du lundi au vendredi et de 9h à 13h EST le week-end.