Nous comprenons les défis auxquels les entreprises sont confrontées pour gérer le kilométrage, les dépenses et les remboursements. Everlance Business est conçu pour rationaliser ces processus, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte le plus. Découvrez nos fonctionnalités populaires ci-dessous et découvrez comment Everlance peut permettre à votre organisation d'atteindre une plus grande efficacité.
Détection automatique :
- Cette fonctionnalité suit efficacement les trajets en arrière-plan d'un téléphone, en respectant les exigences de l'IRS pour les journaux de kilométrage. Une fois enregistrés, les trajets peuvent être facilement classés sous des fins prédéfinies, les rendant visibles pour l'entreprise. Les utilisateurs peuvent faire glisser les trajets pour les classer comme professionnels ou personnels, ce qui permet de gagner du temps et garantit une tenue de registres précise. Lorsqu'elle est utilisée en combinaison avec Heures de travail, la détection automatique optimise la gestion du temps.
Suivi des dépenses via l'intégration bancaire
- La fonctionnalité d'intégration bancaire d'Everlance permet aux membres de connecter leur banque ou cartes de crédit pour un suivi automatique des dépenses. Les utilisateurs peuvent ajouter des photos des reçus pour numériser les dossiers et la documentation de l'entreprise, assurant ainsi précision et conformité dans le suivi des dépenses.
Programmes :
- Également appelés "Programmes de remboursement", ils définissent comment et combien les membres de l'équipe sont remboursés. Cette fonctionnalité garantit la cohérence et la transparence des processus de remboursement, permettant aux organisations de personnaliser les politiques de remboursement en fonction de leurs besoins spécifiques.
Horaires :
- Les horaires définissent quand les membres de l'équipe reçoivent leurs remboursements. En définissant des horaires pour les remboursements, les organisations peuvent garantir un traitement rapide et efficace, améliorant ainsi la satisfaction des employés et la clarté financière.
Remboursements :
- Cette fonctionnalité permet aux organisations de gérer les remboursements de manière similaire aux processus de paie. Les utilisateurs peuvent approuver une période de paie entière ou des rapports individuels, garantissant ainsi des remboursements rapides et précis pour les membres de l'équipe.
Drapeaux :
- Les drapeaux sont définis en fonction des rapports qui nécessitent une enquête ou une révision supplémentaire. Les drapeaux mettent automatiquement en évidence les rapports qui nécessitent une attention particulière, permettant aux utilisateurs de filtrer facilement et d'approuver ou rejeter lors de la révision des rapports, améliorant ainsi la précision et la conformité.
Catégories de dépenses :
- Les catégories de dépenses sont pré-remplies dans les comptes des membres lors de l'ajout des dépenses. Les conducteurs peuvent appliquer une catégorie par dépense.
Étiquettes :
- Contrairement aux catégories, les étiquettes permettent aux conducteurs de marquer les dépenses et les trajets. Les trajets et les dépenses peuvent avoir une ou plusieurs étiquettes associées, facilitant l'organisation et l'analyse. Les étiquettes sont recommandées pour divers usages tels que les refacturations, les codes de charge et les codes de projet, améliorant la granularité du suivi financier.
Endroits de l'équipe :
- La fonctionnalité Endroits de l'équipe permet aux utilisateurs de gagner du temps en nommant les lieux fréquemment visités. Everlance applique automatiquement ces noms pour tout le monde dans l'équipe, optimisant la gestion des flux de travail et améliorant l'efficacité dans le suivi des trajets.
Rôles de l'équipe :
- Les rôles déterminent l'accès de chaque utilisateur au sein de la plateforme Everlance. En définissant les rôles, les organisations peuvent garantir des niveaux d'accès appropriés pour les membres de l'équipe, protégeant ainsi les informations sensibles et optimisant la sécurité.
Conformité :
- La fonctionnalité de conformité d'Everlance réduit proactivement les risques en vérifiant l'actuelle assurance automobile et le dossier de conduite de chaque membre de l'équipe. En assurant la conformité avec les exigences réglementaires, les organisations peuvent minimiser les responsabilités potentielles et maintenir des normes légales et éthiques.
FAVR :
- Le programme de remboursement FAVR (Taux fixe et variable) offre une alternative sophistiquée, exonérée d'impôts et conforme aux méthodes traditionnelles de remboursement de kilométrage. L'équipe d'Everlance collabore avec les organisations pour développer et mettre en œuvre des programmes FAVR personnalisés, garantissant des remboursements justes et conformes aux employés en fonction de divers facteurs.
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