Bienvenue chez Everlance Business ! En tant qu'administrateur, vous commencez une aventure visant à simplifier le suivi des dépenses et la gestion des kilomètres pour votre équipe. Ce guide vous accompagnera à travers les étapes essentielles pour configurer et maximiser les avantages d'Everlance Business, assurant une expérience fluide tant pour les administrateurs que pour les membres.
Invitez vos membres
Nous vous recommandons d'ajouter d'abord vos Administrateurs, suivis de vos Managers, puis vos 'Membres de l'équipe' après que vos Administrateurs et Managers ont rejoint avec succès.
Pour découvrir les différences entre les rôles d'équipe cliquez ici.
Remarque importante : Cette invitation déclenchera une série de 3 e-mails d'intégration avec des formations en ligne et des quiz qui seront envoyés à chacun des membres de votre équipe.
Étape 1 : Accédez au Tableau de bord Équipe.
Étape 2 : Cliquez sur 'Membres'.
Étape 3 : Cliquez sur 'Inviter des membres'.
Étape 4 : À partir de là, vous pouvez inviter vos membres d'équipe en saisissant leurs adresses e-mail.
Ou via un fichier CSV personnalisé où vous pouvez télécharger un modèle CSV. Cliquez ici pour en savoir plus sur l'ajout en masse d'employés.
Étape 5 : Si vous invitez plusieurs membres à la fois, assurez-vous que vos membres partagent les mêmes détails, tels que l'Équipe, le Programme, la Date de début, etc., pour simplifier le processus de téléchargement. En outre, séparez chaque e-mail par une virgule, comme indiqué dans l'image ci-dessous.
Étape 6 : Si vous débutez, vous n'avez probablement pas encore créé d'équipes. Dans la section 'Équipe', cliquez sur 'Créer une équipe.'
Entrez le Nom de l'équipe et sélectionnez l'Équipe parente (généralement votre organisation principale). Cliquez ensuite sur 'Créer une équipe.' Vous serez alors dirigé vers l'écran 'Inviter par e-mail.'
Étape 7 : Ensuite, sélectionnez leur 'Programme.' Si vous débutez, vous remarquerez qu'Everlance a déjà généré deux options : 'Taux standard CPM' et 'Aucun programme.'
Le programme 'Taux standard CPM' est destiné aux employés qui seront remboursés sur la base du taux de déduction standard de l'IRS, qui est de 0,670 $ pour l'année fiscale 2024 (bien que vous puissiez modifier ce taux à tout moment).
Les membres affectés à l'option 'Aucun programme' peuvent consulter l'activité de l'équipe mais ne peuvent pas suivre leurs trajets ni soumettre de rapports. Si vous souhaitez créer un nouveau programme, passez à la section 'Programmes' de cet article.
Étape 8 : Une fois terminé, cliquez sur 'Envoyer des invitations' et une invitation sera envoyée à leur adresse e-mail.
Équipes
Qu'est-ce que les Équipes ?
Les Équipes constituent un système permettant d'organiser et de regrouper les employés dans Everlance afin de refléter votre structure organisationnelle et de faciliter la gestion de tous vos membres.
Vous pouvez créer autant d'équipes que nécessaire, et les équipes peuvent être imbriquées les unes sous les autres pour créer une hiérarchie. L'équipe située au-dessus d'une autre équipe dans la hiérarchie est appelée son « Équipe parente », tandis que l'équipe située en dessous est appelée une « Sous-équipe ».
Comment devrais-je configurer ma structure d'équipe ?
Nous constatons généralement que les clients configurent leurs équipes en fonction de leur hiérarchie organisationnelle actuelle, qu'elle soit basée sur la fonction, la région, le responsable ou autre chose.
Par exemple, une entreprise pourrait avoir des équipes pour les régions Ouest, Centre, Est et Sud. Sous chaque région, elle pourrait avoir des équipes pour chaque État et, si un État a plusieurs sites, une équipe pour chaque bureau. Chez Everlance, nous avons des équipes pour le Succès Client, le Support Client et l'Ingénierie. L'équipe Ingénierie a des sous-équipes pour l'application iOS, l'application Android et le tableau de bord, tandis que les équipes Succès et Support n'ont pas de sous-équipes. Vous pouvez rendre votre structure aussi simple ou complexe que nécessaire.
L'élément clé à garder à l'esprit est que tous les membres d'une équipe et de ses sous-équipes partagent les paramètres d'équipe, notamment :
Cela signifie que vous pouvez contrôler de manière centralisée ce que tous les membres d'une équipe et de ses sous-équipes peuvent faire et voir dans Everlance, et apporter des modifications pour tous les membres en même temps. Les changements apportés à ces paramètres descendent de l'équipe parente à tous les membres de l'équipe et des sous-équipes (mais pas aux Responsables ni aux Responsables Limitées). Les changements ne remontent pas « vers le haut » de l'équipe à son équipe parente.
Tous les membres d'une équipe partagent également les mêmes Responsables, si des Responsables sont affectés à cette équipe. Si aucun Responsable n'est affecté, l'équipe « remonte » à son équipe parente, de sorte que les Responsables de l'équipe parente agissent comme Responsables de la sous-équipe.
Lors de la configuration de votre structure d'équipe, vous devez réfléchir à la meilleure façon de regrouper vos employés en fonction de ce qu'ils doivent partager, comme les Lieux d'Équipe ou les Préférences de Compte.
Si vous avez invité vos membres d'équipe, vous verrez probablement déjà certaines de vos équipes répertoriées dans la section des équipes du tableau de bord.
Créer une Nouvelle Équipe
Étape 2 : Entrez le Nom de l'Équipe et sélectionnez l'Équipe Parente (pour la plupart des entreprises, il s'agit de votre organisation principale). Ensuite, cliquez sur 'Créer une équipe.'
Modifier et Visualiser votre Équipe
Étape 1 : Sur le côté droit de votre écran, cliquez sur 'Profil d'Équipe.'
C'est ici que vous pouvez apporter des modifications à votre équipe, comme changer le nom de l'équipe ou son équipe parente, passer aux kilomètres, ajouter/retirer des responsables, ajuster les préférences de compte, les tags, les horaires, et bien plus encore !
Étape 2 : Pour voir une liste des membres de chaque équipe, cliquez sur 'Voir les Membres'.
Plannings et Flux d’Approbation
Les plannings fonctionnent comme une carte indiquant comment les rapports de vos employés doivent être soumis et approuvés. Ils déterminent également ce qui arrive à un rapport après sa soumission.
Étape 1 : Allez dans 'Paramètres de l'équipe.'
Étape 2 : Cliquez sur 'Plannings.'
Étape 3 : Sélectionnez 'modifier' à côté du type de planning correspondant à la fréquence de remboursement de votre entreprise.
Étape 4 : À partir d'ici, vous pouvez modifier les dates limites, les personnes approuvant les rapports et celles effectuant les paiements. La date la plus importante ici est celle de la date limite de soumission des rapports. Tous les rapports soumis avant la date limite seront inclus dans la période actuelle de révision et de paiement. Les rapports soumis après seront inclus dans la prochaine période de paiement.
Pour plus d'informations sur les plannings, consultez les articles ci-dessous :
Étape 5 : Une fois terminé, cliquez sur 'Enregistrer'.
Programmes et Tarifs
Les programmes, diminutif de "programmes de remboursement", définissent comment et combien les membres de l'équipe sont remboursés.
Étape 1 : Cliquez sur 'Paramètres de l'équipe.'
Étape 2 : Cliquez sur 'Programmes'.
Étape 3: Sur l'écran des Programmes, vous verrez qu'Everlance a déjà pré-généré Tarif Standard CPM et Aucun programme.
Le programme Tarif Standard CPM est destiné aux employés remboursés selon le taux de déduction standard de l'IRS, qui est de 0,670 $ pour l'année fiscale 2024 bien que vous puissiez ajouter de nouveaux tarifs à ce programme à tout moment.
Les membres assignés à 'Aucun programme' peuvent consulter l'activité de l'équipe mais ne peuvent pas suivre les trajets ni soumettre des rapports.
Vous pouvez créer un nouveau Programme en cliquant sur 'Nouveau Programme' dans le coin supérieur droit de votre écran.
Étape 4 : Créez un 'Nom de Programme' et ajoutez une description pour vous aider à vous souvenir de ce programme. Ensuite, sélectionnez votre 'Planning Variable' pour votre programme, qui déterminera la fréquence de soumission, d'approbation et de paiement des rapports kilométriques. Une fois tous les détails saisis, cliquez sur 'Créer le Programme'.
Étape 5 : Vous serez ensuite dirigé vers l'écran 'Modifier le Programme'. À partir de là, vous pouvez mettre à jour vos tarifs en sélectionnant, 'Ajouter un Tarif'.
Étape 6 : Entrez votre nouveau tarif kilométrique et la date d'effet, puis cliquez sur 'Enregistrer'.
Préférences du Compte
Pour gérer les informations associées à votre compte d'équipe, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Accédez à 'Paramètres de l'équipe'.
Étape 2 : Cliquez ensuite sur 'Préférences du compte'.
Exclusion des trajets domicile-travail
Activez ou désactivez l'exclusion des trajets domicile-travail
La fonction d'exclusion des trajets domicile-travail permet aux équipes de ne pas inclure ces trajets dans le kilométrage total des employés. En activant cette fonctionnalité, vous pouvez exclure les trajets domicile-travail du kilométrage remboursable de vos membres d'équipe, conformément au type d'exclusion que vous sélectionnez. Vous pouvez en savoir plus sur les différents types d'exclusion des trajets domicile-travail ici.
Suivi des dépenses via l'intégration bancaire
La plupart des entreprises choisissent de désactiver cette fonctionnalité. Cependant, si vous souhaitez permettre à votre équipe de synchroniser leur carte/banque avec l'application pour le suivi des dépenses, vous pouvez activer cette fonctionnalité en la mettant sur ON.
Suivi des sessions de trajets longs
Le suivi des sessions de trajets longs est un paramètre d'équipe permettant aux administrateurs de contrôler si les membres peuvent choisir ce style de suivi pour leurs trajets.
Ce paramètre est activé par défaut. Cependant, nous recommandons de le désactiver pour une meilleure visibilité de chaque arrêt de travail et garantir que toute exclusion des trajets domicile-travail fonctionne comme prévu.
Options de trajets manuels
Les administrateurs ont le contrôle sur la manière dont leur équipe rapporte manuellement les trajets via les Options de trajets manuels. Sous le paramètre 'Modifiable', les utilisateurs peuvent modifier les trajets saisis manuellement. Par exemple, si un utilisateur saisit un trajet de l'adresse A à l'adresse B, l'application générera automatiquement l'itinéraire optimal. Avec l'option 'Modifiable', les utilisateurs peuvent ajuster le kilométrage ; cependant, sous l'option 'Strict', la modification du kilométrage est liée aux changements d'adresse et ne peut pas être faite indépendamment.
Préférences de communication
Contrôlez les notifications par e-mail pour toute votre équipe. En activant cette fonctionnalité, les membres recevront des rappels tels que l'activité des rapports, les changements de statut et les commentaires.
Remboursements
Les Calendriers de Remboursement (disponibles sur la page Remboursements) permettent au Propriétaire du Compte et aux Super Administrateurs (ou au Responsable s'ils appartiennent au Flux d'Approbation) de consulter les Rapports de leur équipe par Période de Paie pour un suivi et un remboursement faciles.
Pour apprendre à approuver/rejeter des rapports ou à déplacer des rapports d'une période de paie à une autre, suivez les instructions pas à pas ci-dessous :
Étape 1 : Depuis le Tableau de Bord de l'Équipe, cliquez sur 'Remboursements'.
Étape 2 : Choisissez la vue 'Toutes les Périodes de Paie'.
Si vous avez des conducteurs qui ne sont pas sur un calendrier de soumission régulier, choisissez Rapports Ponctuels.
Si vous participez à un programme FAVR, vous pouvez choisir entre Variable et Fixe (Toutes les Périodes de Paie incluent les deux).
Étape 3 : Après avoir sélectionné la catégorie souhaitée, vous pouvez filtrer par statut : Choisissez "Besoin d'Approbation" :
Étape 4 : Une liste des Périodes de Paie apparaîtra. Sélectionnez celle que vous souhaitez examiner.
Étape 5 : Une fois votre Période de Paie sélectionnée, une nouvelle page s'ouvrira pour afficher les rapports individuels de la période.
Étape 6 : Pour approuver facilement, sélectionnez l'option 'Approuver la Période de Paie' dans le coin supérieur droit, ce qui approuvera tous les rapports de cette période.
Étape 7 : Si vous souhaitez examiner des rapports spécifiques dans cette période, utilisez l'outil 'Filtrer par'.
Par exemple, si vous voulez filtrer les rapports par statut de conformité, cliquez sur le '+' à côté de conformité et sélectionnez votre statut.
Étape 8 : Vous pouvez prendre des décisions sur plusieurs rapports à la fois en cochant la case à côté des rapports individuels. Vous pouvez ensuite sélectionner Approuver, Rejeter ou Déplacer vers une autre période de paie.
Si un Rapport a été Rejeté, il sera renvoyé (avec vos éventuelles notes) au membre de l'équipe afin qu'il puisse apporter les modifications nécessaires et soumettre à nouveau le rapport pour approbation à la prochaine période de paie.
Il sera déplacé vers la vue 'Rejeté' de cette Période de Paie.
Étape 9 : Si vous souhaitez examiner un rapport individuel dans la Période de Paie, sélectionnez le rapport en question où vous pouvez consulter les détails des trajets et des dépenses. Pour approuver ou rejeter individuellement, sélectionnez Approuver ou Rejeter dans la vue individuelle des trajets.
Étape 10 : Si vous devez ajouter une note à un rapport (comme poser une question sur un trajet ou une dépense), tapez dans la boîte de commentaires à droite de la page du rapport intitulée Commentaires & Activité. Le membre de l'équipe sera alors informé par e-mail ainsi que par une notification dans l'application Everlance.
Si vous avez choisi de rejeter/approuver des rapports individuellement, n'oubliez pas d'"Approuver" l'ensemble de la Période de Paie (cela ne changera pas le statut des rapports Rejetés) et de télécharger le Résumé Détail de la Période de Paie pour l'envoyer à votre Responsable du Succès Client (le cas échéant).
Intégration RH
Pendant une période limitée, Everlance propose sa fonctionnalité d'intégration RH gratuitement. Cette fonctionnalité vous permet de synchroniser votre système RH avec le tableau de bord d'équipe Everlance, rendant la gestion des effectifs sans effort. Lorsque vous mettez à jour des informations telles que les prénoms et noms de famille, adresses e-mail, identifiants d'employé, codes postaux, états et dates de fin dans votre système RH, ces modifications se refléteront automatiquement dans le tableau de bord d'équipe Everlance.
Veuillez noter que, pour le moment, les mises à jour des programmes, équipes, rôles et dates de congé ne seront pas synchronisées. Cependant, nous travaillons à améliorer cette fonctionnalité et espérons inclure ces mises à jour à l'avenir.
Pour apprendre à synchroniser votre système RH avec votre tableau de bord d'équipe, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte sur le tableau de bord d'équipe.
Étape 2 : Cliquez sur 'Paramètres de l'équipe'.
Étape 3 : Sélectionnez 'Intégrations'.
Étape 4 : Choisissez 'Profils des membres automatisés'.
Étape 5 : Cliquez sur 'Commencer'.
Étape 6 : Avant de cliquer sur 'Continuer,' assurez-vous d'être administrateur système et d'avoir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe prêts. Si vous utilisez une connexion Single Sign-On (SSO), vous aurez besoin de vos identifiants. Une fois que vous avez ces informations, cliquez sur 'Continuer' pour continuer.
Étape 7 : Avec les intégrations RH, vous pourrez choisir entre deux modes de configuration différents. Le mode "Mettre à jour" garantit que les utilisateurs existants dans Everlance sont mis à jour en fonction de votre système RH. Le mode "Créer et mettre à jour" crée de nouveaux utilisateurs dans Everlance et les met à jour en continu. Une fois que vous avez lu et compris la différence entre les deux modes de configuration, cliquez sur 'Continuer'.
Étape 8 : Avec les intégrations, vous pourrez sélectionner quels membres de votre système RH doivent être ajoutés à Everlance. Vous pouvez choisir des membres en utilisant nos filtres de profil. Si aucun des filtres ne correspond à votre groupe souhaité, vous pouvez télécharger une liste d'inclusion ou d'exclusion par e-mail. Cliquez sur 'Lier le système RH maintenant' lorsque vous êtes prêt à commencer.
Étape 9 : Ensuite, sélectionnez votre système RH.
Étape 10 : Suivez les instructions pour connecter votre système RH à Everlance. Chaque système RH a un ensemble d'étapes différentes, donc ne vous inquiétez pas si vos étapes varient. Le processus de connexion ne prend que quelques minutes. Une fois connecté, la synchronisation des données peut prendre de 10 minutes à quelques heures.
Étape 11 : Vous serez ensuite redirigé vers la page du système RH où vous pourrez consulter le statut mis à jour et le système lié.
Paiements Everlance
Avec les paiements Everlance, gérer les remboursements des chauffeurs n'a jamais été aussi simple. Rapports en retard ? Demandes de paiement anticipées ? Gérez tout cela directement depuis votre tableau de bord en quelques clics. Les paiements Everlance garantissent la satisfaction de vos chauffeurs tout en vous permettant de garder un contrôle total sur votre calendrier de remboursements. Vous pouvez en savoir plus sur les paiements Everlance ici.
Si vous êtes intéressé par les paiements Everlance, contactez votre CSM ou sales@everlance.com pour ajouter les paiements à votre plan !
Révision et gestion des employés en statut d'intégration
Une fois configuré et prêt à utiliser Everlance, assurez-vous que votre équipe est également prête à utiliser l'application et, le cas échéant, à recevoir des remboursements via les paiements Everlance. L'onglet Intégration dans le tableau des membres offre une visibilité complète sur la progression de l'intégration de chaque employé.
Avec la fonctionnalité d'intégration, vous pouvez :
- Attribuer en masse des employés à un programme pour une configuration simplifiée.
- Envoyer des invitations en masse aux employés ajoutés via l'intégration RH.
- Vérifier les invitations en attente pour identifier les employés qui n'ont pas encore accepté, et renvoyer les invitations en masse si nécessaire.
- Suivre la configuration des dépôts directs pour les équipes utilisant les paiements Everlance, garantissant que les employés sont prêts pour les remboursements.
- Voir qui n'a pas téléchargé l'application sur iOS ou Android, pour s'assurer que tout le monde est prêt.
Cela vous aide à gérer l'intégration de manière fluide et efficace.
Vous pouvez trouver l'onglet 'Intégration' en allant dans 'Membres'.
Ensuite, sélectionnez 'Intégration' en haut de votre écran.
Vous pouvez en savoir plus sur la fonctionnalité d'intégration ici.
Assistance clientèle
Vous avez des questions ? Nous adorons vous entendre !
Email : Support@Everlance.com
Téléphone : (872) 814-6308 États-Unis
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Nos heures de bureau sont de 9h à 17h du lundi au vendredi et de 9h à 13h EST le week-end.
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