Comment relier votre système RH à Everlance (How to Link Your HR System to Everlance)

Linking Everlance to your HR system is quick and requires no technical work on your end. We've partnered with Merge, which handles all the integrations with over 100 HR systems.

Linking your HR system can be done by anyone in your organization with HR system access. It simply involves granting Everlance permission to connect using your HR system’s API keys and credentials.

Follow the steps below to begin: 

Step 1: Log in to your account on the Team Dashboard.

Step 2: Click on 'Team Settings'. 

Step 3: Select 'Integrations'.  

Step 4: Choose 'Automated Member Profiles'. 

Step 5: Click the green buttons to go through the overview until you see the 'Link HR System Now'.  

Step 6: You will see a modal pop up with a list of 100+ HRIS. Search or scroll down to find your HR system and select it. 

Step 7: The linking process can only be completed by a person who has administrator access to your HR system. Click the black button at the bottom to confirm that you are an administrator.

Please note: Steps may vary by HR system, so don’t worry if yours looks different. For guidance, check out Merge’s Help Center article on linking popular HR systems. Learn more

Step 8: Once connected, you'll be redirected to the Automated Member Profiles page to check your HR connection status. Click 'Configure' and proceed to Part 2 to learn more about our configuration modes. 

Once you are done linking Everlance with your HR system, you will need to determine how the integration should work. There are 2 types of Configuration Modes:

• 'Update’: This option only updates the data of existing employees already in Everlance. For this option, member invitations to Everlance must be sent manually (i.e., whenever there is a new hire, the Everlance Program Admin will need to trigger an invite from the Dashboard).
• ‘Create & Update’: This option both creates new employee profiles and updates existing ones based on HR system data. If you choose this option, you will need to set up filters (see Part 3) to determine which employees should be imported from your HR system into Everlance.

Regardless of the configuration mode you choose, the information imported by Everlance from your HRIS is the same. Here is a list of the fields that are imported and automatically maintained from your HR into Everlance:

• informations du profil : nom / prénom / e-mail / id
• date de début et de fin
• code postal
• manager (bientôt disponible)

Remarque : Pour le moment, certains champs tels que programme, équipe, rôle et dates de congé ne sont pas mis à jour via l'intégration.

Si vous optez pour le mode 'Créer & Mettre à jour', les filtres sont utilisés pour déterminer quels employés doivent être créés dans Everlance en fonction des données reçues de votre système RH.

Les administrateurs peuvent choisir parmi les options suivantes :

• Choisir les membres à importer, où les administrateurs peuvent appliquer des filtres basés sur des critères spécifiques tels que le département, la date de début ou d'autres champs disponibles dans le système RH.
• Importer tous les membres du système RH.

*Pour les deux options, vous pouvez ajouter des membres à une 'liste d'exclusion' pour empêcher leur importation dans Everlance.

Lorsque vous sélectionnez 'Importer tous les membres', tous les membres de votre système RH seront ajoutés à Everlance. Pour empêcher l'ajout de certains membres, ajoutez simplement leur e-mail à la liste d'exclusion ci-dessous. 

Dans cet exemple, tous les membres seront importés sauf demi@everlance.com.

Lorsque vous sélectionnez 'Choisir les membres à importer,' vous pouvez appliquer des filtres et conditions pour décider quels membres importer dans Everlance. Les filtres disponibles incluent :

• Détails de l'employé : E-mail, manager, date de début/fin
• Informations sur le groupe : Équipe, groupes, département, centre de coûts, unité commerciale
• Détails d'emploi : Intitulé du poste, type d'emploi
• Détails de localisation : Lieu de travail, domicile (Remarque : Vous ne pouvez sélectionner que par nom de rue ici)
• Groupe de paie

Besoin de plus d'options ? Cliquez sur '+ Champs utilisateur RH' pour ajouter des filtres supplémentaires depuis votre système RH. En savoir plus sur l'ajout de champs RH personnalisés ici. 

Dans cet exemple, nous avons filtré les utilisateurs par département. Nous avons sélectionné 'Produit'  pour être inclus dans l'intégration, donc seuls les membres de ce département seront créés dans Everlance.

Remarque : Chaque filtre ne peut contenir qu'une seule valeur, sauf pour les filtres Groupe et Équipe, qui permettent plusieurs valeurs. Cela s'applique aux filtres RH prédéfinis et personnalisés.

Pour voir les membres correspondant à vos filtres, cliquez sur l'option 'Aperçu des membres'. Un menu latéral apparaîtra alors, affichant les noms et e-mails des membres inclus dans vos filtres.

• informations du profil : nom / prénom / e-mail / id
• date de début et de fin
• code postal
• manager (bientôt disponible)

Remarque : Pour le moment, certains champs tels que programme, équipe, rôle et dates de congé ne sont pas mis à jour via l'intégration.

Si vous optez pour le mode 'Créer & Mettre à jour', les filtres sont utilisés pour déterminer quels employés doivent être créés dans Everlance en fonction des données reçues de votre système RH.

Les administrateurs peuvent choisir parmi les options suivantes :

• Choisir les membres à importer, où les administrateurs peuvent appliquer des filtres basés sur des critères spécifiques tels que le département, la date de début ou d'autres champs disponibles dans le système RH.
• Importer tous les membres du système RH.

*Pour les deux options, vous pouvez ajouter des membres à une 'liste d'exclusion' pour empêcher leur importation dans Everlance.

Lorsque vous sélectionnez 'Importer tous les membres', tous les membres de votre système RH seront ajoutés à Everlance. Pour empêcher l'ajout de certains membres, ajoutez simplement leur e-mail à la liste d'exclusion ci-dessous. 

Dans cet exemple, tous les membres seront importés sauf demi@everlance.com.

Lorsque vous sélectionnez 'Choisir les membres à importer,' vous pouvez appliquer des filtres et conditions pour décider quels membres importer dans Everlance. Les filtres disponibles incluent :

• Détails de l'employé : E-mail, manager, date de début/fin
• Informations sur le groupe : Équipe, groupes, département, centre de coûts, unité commerciale
• Détails d'emploi : Intitulé du poste, type d'emploi
• Détails de localisation : Lieu de travail, domicile (Remarque : Vous ne pouvez sélectionner que par nom de rue ici)
• Groupe de paie

Besoin de plus d'options ? Cliquez sur '+ Champs utilisateur RH' pour ajouter des filtres supplémentaires depuis votre système RH. En savoir plus sur l'ajout de champs RH personnalisés ici. 

Dans cet exemple, nous avons filtré les utilisateurs par département. Nous avons sélectionné 'Produit'  pour être inclus dans l'intégration, donc seuls les membres de ce département seront créés dans Everlance.

Remarque : Chaque filtre ne peut contenir qu'une seule valeur, sauf pour les filtres Groupe et Équipe, qui permettent plusieurs valeurs. Cela s'applique aux filtres RH prédéfinis et personnalisés.

Pour voir les membres correspondant à vos filtres, cliquez sur l'option 'Aperçu des membres'. Un menu latéral apparaîtra alors, affichant les noms et e-mails des membres inclus dans vos filtres.