Qu’est-ce que le calcul de l’impôt et quand a-t-il lieu ? (What is Tax Calculation and When Does it Happen?)

Si vous souhaitez savoir si vos remboursements FAVR pourraient être imposés, vous êtes au bon endroit ! Tout d’abord, distinguons entre Conformité des Documents et Conformité du Véhicule :

• Permis de conduire et Assurance (Conformité des Documents), ce qui implique que les conducteurs doivent télécharger et maintenir à jour leur 1) permis de conduire et leur 2) police d’assurance automobile (par exemple, la page de déclaration, où figurent les couvertures de la police). Vos documents ne doivent pas être expirés, et les couvertures de votre assurance (par exemple, limites de responsabilité ou franchises) doivent répondre aux exigences de votre programme FAVR pour être conformes.
  
• Conformité du Véhicule, déterminée à partir des informations du véhicule sur vos documents d’assurance, implique les caractéristiques suivantes du véhicule que vous enregistrez : 1) L’âge du véhicule (par exemple, modèle 2019 ou plus récent) et 2) Le prix de vente conseillé du fabricant (MSRP) du véhicule (par exemple, 25 500 $). Pour déterminer la conformité du véhicule, l’âge (année-modèle) et la valeur (MSRP) de votre véhicule sont comparés au véhicule de base sélectionné par votre employeur pour construire votre programme FAVR, en plus de vérifier que vous n’avez pas utilisé de méthodes de dépréciation "accélérée" avancée pour réclamer une déduction fiscale antérieure sur votre véhicule (ce qui est rare).
  
  
  

Ne pas répondre à ces exigences peut entraîner une éventuelle imposition du remboursement (voir ci-dessous). Par ailleurs, votre entreprise pourrait avoir des politiques spécifiques qui exigent la retenue du remboursement (ou votre retrait du programme FAVR) si vous n’êtes pas conforme, pour encourager le respect des règles.

Si le rapport mensuel de conformité indique que vous n’êtes pas conforme dans ces catégories, le remboursement de ce mois sera soumis à un Calcul des Impôts pour déterminer tout montant potentiellement imposable (voir ci-dessous).

Comment fonctionne le Calcul des Impôts ? 

Même si vous n’êtes pas conforme pour un mois donné, les paiements ne seront "imposés" que s’ils dépassent le taux maximum autorisé pour l’utilisation professionnelle standard de l’IRS pour cette année. Cela est avantageux, car dans de nombreux cas, si vous êtes un conducteur parcourant de longues distances, vos paiements seront soumis à peu ou pas d’impôt, même si vous n’êtes pas conforme !

Pour déterminer les montants "imposables", les remboursements approuvés/payés pendant les mois où vous n’étiez pas conforme sont comparés à ce que vous auriez reçu (pour les mêmes totaux de kilométrage) au taux standard maximum non imposable de l’IRS. Tout remboursement approuvé/payé qui dépasse le montant que vous auriez reçu en utilisant le taux de l’IRS doit être considéré comme un "revenu ordinaire" (et non un remboursement non imposable) et soumis à l’impôt. Mais seul cet excès est considéré comme imposable ; les montants inférieurs à ce que vous auriez reçu en utilisant le taux standard de l’IRS sont "exclus d’impôt" (non imposables). En outre, les montants potentiellement imposables (c’est-à-dire approuvés/payés pendant les mois où vous n’étiez pas conforme) sont évalués en utilisant les totaux de kilométrage d’un trimestre complet, augmentant les chances que le montant maximum soit "exclu d’impôt" basé sur le Calcul des Impôts.

Exemple :

Votre entreprise a un véhicule de base pour votre programme qui exige que vous ayez un véhicule 2018 (ou plus récent) avec une valeur MSRP originale de 22 500 $ (ou supérieure) - en plus des exigences de permis de conduire et d’assurance.

Un représentant commercial reçoit un remboursement des montants suivants au premier trimestre dans le cadre de son programme FAVR :

• Janvier : remboursé de 350 $ au total pour 450 miles parcourus en décembre alors qu’il était inscrit avec un véhicule de 2015 (MSRP de 35K) - véhicule non conforme en raison de l’âge = potentiellement imposable !
• Février : remboursé de 400 $ pour 600 miles parcourus en janvier avec le même véhicule de 2015 (MSRP de 35K) - toujours non conforme = potentiellement imposable !
• Mars : remboursé de 300 $ pour 400 miles parcourus en février après avoir inscrit un nouveau véhicule 2023 avec un MSRP de 28K - maintenant conforme = le remboursement de ce mois ne devrait pas être imposable

De plus, vos couvertures d’assurance (Conformité des Documents) étaient inférieures aux exigences minimales en janvier, mais vous avez corrigé cela et téléchargé une nouvelle police en février (également valide en mars).

Cela signifie que vous n’étiez pas conforme pour les Documents et le Véhicule en janvier. En février, vous n’étiez pas conforme uniquement pour le Véhicule, mais en mars, vous étiez totalement conforme après avoir mis à jour votre assurance et inscrit un véhicule plus récent répondant aux exigences de votre programme.

Résultat final : basé sur le calcul trimestriel : la conformité de mars "couvre" une partie des remboursements de janvier et février, et les totaux du trimestre sont conformes au taux de l’IRS pour le kilométrage. Ainsi, aucun montant de remboursement ne sera imposé ! (Remarque : il s’agit d’un exemple ; le calcul réel peut varier).

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