¿Estás buscando una forma de acelerar y monitorear el proceso de incorporación de tu equipo, asegurándote de que cada empleado esté listo para recibir reembolsos? ¡Nuestra nueva función de Incorporación está aquí para ayudarte! Como Gerente o Administrador, querrás garantizar una transición fluida para tus empleados, ya sea que estés comenzando con Everlance Business o incorporando a un nuevo miembro al equipo. La pestaña de Incorporación, ubicada en la tabla de Miembros, te brinda visibilidad completa sobre el progreso de cada empleado en completar su configuración.
Con la función de Incorporación, puedes:
- Asignar rápidamente a empleados en bloque a un programa para simplificar la configuración.
- Enviar invitaciones en bloque a empleados agregados mediante integración con el sistema de RRHH.
- Revisar invitaciones pendientes para ver quién no las ha aceptado aún y reenviar invitaciones en bloque según sea necesario.
- Ver empleados que aún necesitan configurar el depósito directo, asegurándote de que estén listos para el reembolso (para equipos que usan Pagos Everlance).
- Ver empleados que no han descargado la aplicación para iOS y Android.
Esta nueva herramienta acelera la incorporación, facilitando que todos estén listos para usar Everlance al máximo.
Sigue estos sencillos pasos para empezar a usar la función de Incorporación:
Paso 1: Inicia sesión en tu Panel de Equipo.
Paso 2: Haz clic en 'Miembros' en el menú lateral izquierdo.
Paso 3: En la tabla de Todos los Miembros, verás una lista de todos los miembros del equipo. Los miembros con invitaciones pendientes aparecen en la parte superior y deben aceptar sus invitaciones antes de que los administradores puedan acceder a sus perfiles o realizar cambios. Para ocultar estos miembros, usa la opción de filtro en la parte superior de la tabla y desmarca 'Mostrar invitaciones pendientes.'
Paso 4: En la parte superior de tu pantalla, verás una pestaña de 'Incorporación'. Esta pestaña muestra el número de miembros del equipo que están actualmente en el proceso de incorporación, basado en tareas como enviar invitaciones, asignar programas, descargar la aplicación o configurar el depósito directo (si usas Pagos Everlance).
Nota: Los miembros que fueron invitados y asignados intencionalmente a 'Sin programa' o con una fecha de inicio de programa futura no recibirán un estado de incorporación.
Paso 5: Una vez que hagas clic en 'Incorporación,' verás un gráfico en el lado izquierdo de la pantalla. Este gráfico proporciona un desglose del número de empleados y las tareas que necesitan completarse antes de que tus miembros estén completamente 'Activos' en Everlance.
Paso 6: Junto al gráfico, verás una lista de tareas divididas en tareas de Administrador (en azul) y tareas de Miembro (en naranja). Al lado de cada tarea, hay un número que indica cuántos empleados aún necesitan completar esa tarea.
Analicemos cada tarea a continuación:
Necesita programa
Esta tarea de administrador muestra a los usuarios que aún no han sido asignados a un programa. Esto puede incluir usuarios que fueron agregados manualmente, a través de la función de integración con Recursos Humanos o mediante API. Los administradores pueden hacer clic en 'Ver' para ver a los empleados que aún necesitan un programa y pueden asignar programas en lote seleccionando 'Asignar Programa' o asignar programas a usuarios individuales desde esta lista.
Nota: Los miembros agregados manualmente necesitan aceptar la invitación de miembro antes de asignarles un programa. No se incluirán en el conteo de 'necesita programa.'
Necesita invitación
Esta tarea de administrador muestra cuántos empleados aún necesitan que se les envíe una invitación. Aplica únicamente a empleados cuyas cuentas fueron creadas a través de la función de integración con Recursos Humanos. Los administradores pueden hacer clic en 'Ver' para ver la lista o en 'Enviar invitaciones' para enviarlas en lote o individualmente.
Nota: Este filtro no aplica a los miembros que fueron agregados manualmente o mediante API, ya que esos miembros reciben automáticamente sus invitaciones.
Necesita aceptar la invitación
Esta tarea muestra el número total de conductores que no han aceptado su invitación, ya sea que hayan sido agregados manualmente o a través de la función de integración con Recursos Humanos. Estos conductores han recibido su correo de bienvenida pero aún no han descargado la aplicación para unirse a su equipo o restablecido su contraseña si fueron agregados a través de la integración con Recursos Humanos.
Los administradores pueden 'Ver' la lista de conductores que cumplen con este filtro y tienen la opción de reenviar invitaciones en lote con 'Reenviar invitaciones' para recordarles que acepten su invitación.
Necesita descargar la aplicación
Esta tarea de conductor muestra cuántos empleados aún necesitan descargar la aplicación de Everlance en iOS o Android. Los administradores pueden hacer clic en 'Ver' para ver qué empleados aún necesitan completar este paso. Una vez que un empleado descarga la aplicación, se eliminará automáticamente de esta lista.
Nota: Los miembros que fueron agregados manualmente no se incluirán en este conteo hasta que acepten su invitación.
Necesita depósito directo
Si estás utilizando Everlance Payments para reembolsar a los empleados, esta tarea muestra cuántos aún necesitan configurar su depósito directo. Los administradores pueden hacer clic en 'Ver' para ver qué empleados necesitan completar este paso.
Nota: Este filtro no aparecerá si estás utilizando otros métodos de reembolso, como Checkbook.io o sistemas internos.
Cualquier usuario que haya sido agregado manualmente y no haya aceptado aún su invitación no será incluido en este conteo.
¡Eso es todo! Ahora sabes cómo usar la nueva pestaña de Onboarding para hacer un seguimiento del progreso de tus empleados mientras se inician con Everlance. Una vez que un empleado complete todas sus tareas, será eliminado de la lista de Onboarding, pero aún podrás encontrarlo en la tabla de Miembros.
¡Consejo profesional!
Los administradores también pueden filtrar la tabla de onboarding por tareas pendientes en la barra lateral de filtros:
Preguntas frecuentes:
Si un usuario tiene más de una tarea pendiente de onboarding, ¿será incluido en todos los filtros en el gráfico de onboarding?
Sí. El conteo de miembros pendientes por cada tarea de onboarding incluye a todos los miembros que coincidan con el filtro, sin importar si este miembro también coincide con otro filtro.
¿Aparecerán los usuarios con estado 'Onboarding' también en la tabla principal de Miembros?
Sí, los usuarios con el estado de Onboarding estarán incluidos en la tabla principal de Miembros, junto con los estados Archivado, Activo y En Licencia, bajo la columna 'Estado'.
¿La pestaña de Onboarding está disponible para los gerentes o solo para los superadministradores y propietarios de cuentas?
Sí, la pestaña de Onboarding está disponible para Gerentes, Superadministradores y Propietarios de cuentas. Los gerentes pueden ver los detalles de onboarding, pero el acceso está limitado solo a sus equipos y subequipos asignados.
¿Qué significa el estado 'Onboarding'?
El estado "Onboarding" indica que un conductor está en proceso de completar tareas esenciales de configuración para unirse completamente al equipo. Este estado puede reflejar cualquiera de las siguientes acciones incompletas:
- El conductor no ha aceptado su invitación.
- El conductor no ha restablecido su contraseña ni iniciado sesión (para conductores agregados a través de la función de Integración de RRHH).
- El conductor no tiene historial de programas, lo que significa que aún no se le ha asignado un programa (esto no incluye a los conductores asignados intencionalmente a "Sin programa" o aquellos con una fecha de inicio de programa futura).
- El conductor no ha descargado la aplicación Everlance, lo cual es esencial para rastrear el kilometraje y los gastos.
-
El conductor no ha configurado el depósito directo (para equipos que usan Everlance Payments para reembolsos), lo cual es necesario para recibir los reembolsos directamente.
Este estado ayuda a los administradores a identificar fácilmente a los conductores que pueden necesitar asistencia o recordatorios para completar estos pasos.
¿Por qué no pueden los administradores asignar ciertos usuarios a un programa?
Algunos usuarios, específicamente aquellos agregados manualmente, deberán aceptar su invitación antes de que los administradores puedan asignarles un programa. Esto es para asegurar que todos los usuarios manuales sean verificados y hayan aceptado la configuración inicial.
Soporte al cliente:
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