¿Qué es Everlance Business? (What is Everlance Business)

¿Quieres usar Everlance para tu negocio? Everlance Business es una excelente solución para gestionar el millaje y gastos de tu empresa en un mismo lugar. Los administradores y gerentes pueden iniciar sesión en el Panel del Equipo y revisar los reportes de cada miembro, en lugar de buscar registros manuales de millaje e informes de gastos, lo que hace que Everlance Business te ahorre mucho tiempo.

Características clave de Everlance Business incluyen:

• Panel del Equipo
  • El Panel del Equipo, nuestro portal administrativo, permite al Propietario de la Cuenta, Administradores y Gerentes ver los gastos y milaje de sus equipo para un seguimiento y reembolso sin complicaciones.
  • Generar reportes para equipos enteros o sub-equipos, o para miembros individuales en cualquier momento, tantas veces como desees. Solo los viajes y gastos relacionados con el trabajo son accesibles para la empresa, por lo que la privacidad de los miembros de tu equipo siempre estará protegida.

• Programas
  • Los Programas, también conocidos como "programas de reembolso", son marcos dentro de Everlance Bussines que permiten a las empresas definir cómo y cuánto se reembolsan a sus miembros del equipo por el millaje y gastos incurridos durante actividades relacionadas con el trabajo. Estos programas permiten personalizar tasas de reembolso y propósitos de los viajes para alinearse con las necesidades y políticas específicas de la organización.

• Horarios:
  • Los horarios definen cuándo los miembros del equipo reciben reembolsos. Al establecer horarios para los reembolsos, las organizaciones pueden garantizar un procesamiento oportuno y eficiente, mejorando la satisfacción de los empleados y la claridad financiera.

• Reembolsos:
  • Esta característica permite a las organizaciones ejecutar reembolsos de manera similar a los procesos de nómina. Los usuarios pueden aprobar un período de pago completo o reportes individuales, asegurando reembolsos oportunos y precisos para los miembros del equipo.

• Marcas:
  • Las marcas se configuran en base a informes que requieren una investigación o revisión adicional. Las marcas destacan automáticamente los informes que necesitan atención, lo que permite a los usuarios filtrar y aprobar o rechazar fácilmente durante la revisión de informes, mejorando la precisión y el cumplimiento.

• Categorías de Gastos:
  • Las Categorías de Gastos aparecerán por default en las cuentas de los miembros al agregar y clasificar cualquier gasto. Los conductores pueden usar una categoría por gasto.

• Etiquetas:
  • A diferencia de las Categorías, las Etiquetas permiten a los conductores etiquetar gastos y viajes. Los viajes y gastos pueden tener una o más etiquetas asociadas con ellos, facilitando la organización y el análisis. Se recomiendan las etiquetas para varios propósitos, como retrocesos de facturas, códigos de cargo y códigos de proyectos, mejorando la granularidad del seguimiento financiero.

• Lugares del Equipo:
  • La función Lugares del Equipo permite a los usuarios ahorrar tiempo al nombrar lugares frecuentemente visitados. Everlance aplica automáticamente estos nombres para todos en el equipo, optimizando la gestión del flujo de trabajo y mejorando la eficiencia en el seguimiento de viajes.

• Roles del Equipo:
  • Los roles determinan a qué tiene acceso cada usuario dentro de la plataforma Everlance. Al definir roles, las organizaciones pueden asegurar niveles de acceso apropiados para los miembros del equipo, protegiendo información sensible y optimizando la seguridad.

• Cumplimiento:
  • La función de Cumplimiento de Everlance verifica el seguro de auto y licencia de conducir actuales de cada miembro del equipo. Al asegurar el cumplimiento con los requisitos regulatorios, las organizaciones pueden minimizar posibles responsabilidades y mantener estándares legales y éticos apropiados.

• FAVR:
  • El programa de reembolso FAVR (Tasa Fija y Variable) ofrece una alternativa sofisticada, libre de impuestos y conforme a los métodos tradicionales de reembolso de millaje. El equipo de Everlance colabora con las organizaciones para desarrollar e implementar programas FAVR personalizados, asegurando reembolsos justos y conformes para los empleados basados en varios factores.

Los empleados tienen control total sobre sus datos y pueden personalizar el seguimiento de la aplicación con nuestras útiles funciones:

• Detección Automática
  • La aplicación usará GPS y los servicios de ubicación del dispositivo móvil para comenzar a grabar un viaje cuando detecte un movimiento y finalizar cada viaje de acuerdo con el Estilo de Seguimiento que esté configurado.
  • Recomendamos usar la Detección Automática para asegurar que todas las millas sean registradas. Clasifica los viajes relacionados con el trabajo bajo el Propósito del Equipo para presentar una reclamación de reembolso (un reporte).

• Iniciar Rastreador
  • Si prefieres usar el rastreo por GPS pero quieres ser más participativo, usa la función Iniciar Rastreador para comenzar y finalizar manualmente el rastreador GPS para cada viaje.

• Lugares Favoritos
  • Mientras que la empresa puede agregar Lugares del Equipo para todo el equipo, los empleados también pueden ingresar sus propios Lugares Favoritos, como su Hogar. Agregar Lugares Favoritos facilita agregar manualmente los viajes, entender o recordar el propósito de ese viaje, y permite a la aplicación identificar mejor ubicaciones específicas.

• Reportes de Millaje y Gastos en Excel, CSV y PDF
  • Las empresas suelen extraer reportes para sus empleados, pero los miembros también pueden generar exportaciones de datos de su información en cualquier momento.
  • Los reportes PDF generan imágenes de los mapas (Viajes) y recibos (Transacciones), mientras que los reportes en Excel proporcionan una URL para acceder a las imágenes.

• Horas de Trabajo y Auto-Clasificación
  • Haz que la aplicación Everlance clasifique automáticamente los viajes con las funciones de Horas de Trabajo, Auto-Clasificación o Viajes Favoritos.
    • Horas de Trabajo - Tu millaje puede ser clasificado automáticamente siguiendo tu horario de trabajo. Configura un marco de tiempo para que todos los viajes se clasifiquen como tu Propósito de Trabajo y todo lo que esté fuera de ese horario como Personal, No Clasificado o no rastreado en absoluto.
    • Viajes Favoritos - Clasifica automáticamente un viaje común bajo un Propósito específico.
    • Auto-Clasificación - Haz que cada/todos los Viajes sean Clasificados bajo un solo Propósito. Los empleados deben usar esta función con cuidado para evitar que todos los viajes se clasifiquen bajo el Propósito del Equipo.

Puedes ver más información sobre este producto y expresar interés aquí. ¡Estamos encantados de comunicarnos para explicar más sobre Everlance Business y responder cualquier pregunta que puedas tener!

Soporte al cliente:

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