¿Quieres que todos conozcan las fechas importantes para sus reembolzos? Los cronogramas de reembolso establecen plazos de presentación, aprobación y pago, y permiten recordatorios automáticos para cada hito del cronograma. También asignan responsabilidades a los miembros del equipo para cada paso del proceso, como el envío y la aprobación de reportes.
Para aprender cómo crear un cronograma de reembolso, sigue los pasos a continuación:
Paso 1: Desde el Panel del equipo, ve a 'Configuración del equipo'.
Paso 2: Selecciona 'Horarios'.
Paso 3: Selecciona el botón verde 'Nuevo horario' en la esquina superior derecha de tu pantalla.
Paso 4: Esto te llevará a una nueva pantalla donde puedes ingresar el tipo de Horario.
Paso 5: Ingresa un 'Nombre del programa'.
Paso 6:
a) Después de ingresar el nombre de tu programa, elije el Período del reporte. La cadencia que configures en el Programa es el Período de pago que se mostrará en la página de Reembolsos. Los reportes enviados durante ese período aparecerán en el detalle del Período de pago para que los apruebes o rechaces.
b) Si eliges 'Ninguno' para el Período del reporte, los conductores pueden crear y enviar reportes en cualquier momento. Sin embargo, la opción predeterminada para que tus reportes se creen automáticamente en un borrador será el día 1 de cada mes. Si deseas cambiar la frecuencia de los reportes creados automáticamente, selecciona el botón 'Editar'.
c) Elije la frecuencia de creación automática de reportes entre Semanal, Quincenal, 1 y 15 o Ninguno. Esto puede resultar útil si no utilizas Everlance para procesar el reembolso pero deseas revisar los reportes de los conductores con una cadencia regular.
Paso 7:
a)
Si eliges los días 1 y 15 o Mensual para el período del reporte, selecciona el cronograma para que los conductores y administradores envíen y aprueben los reportes.
Por ejemplo, si eliges Mensual, el final del período de pago será el último día de cada mes. Luego puedes proceder a decidir si los conductores pueden enviar sus reportes el último día o hasta 8 días después de finalizar el período del reporte.
b) También puedes editar el proceso de aprobación (quién aprueba, financia y paga los reportes) seleccionando 'Editar'.
c) Actualiza quién deseas revisar, aprobar o recibir una copia de los reportes una vez que se hayan enviado. Puedes agregar otro aprobador haciendo clic en "+Agregar aprobador" y haciendo clic en "Listo".
Paso 8: Una vez que hayas personalizado las fechas límite del período de tu reporte, elije si deseas o no que las notificaciones por correo electrónico se envíen hasta 5 días antes de la fecha límite.
Paso 9: Haz clic en 'Guardar' en la parte inferior de la pantalla y habrás creado con éxito un cronograma de reembolso.
Para aplicar el programa a un programa, navega hasta Configuración del equipo y elije "Programa".
Paso 10: Selecciona el programa al que deses agregar un horario de la lista de programas.
Luego puedes elegir el menú desplegable 'Horario variable' y elegir tu horario recién creado. Presiona 'Guardar' en la esquina superior derecha y ¡listo!
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