¡Bienvenido a Everlance Business! Como administrador, te estarás embarcando en un viaje para optimizar el seguimiento de gastos y la gestión de milleje para tu equipo. Esta guía te llevará a través de los pasos esenciales para configurar y maximizar los beneficios de Everlance Business, garantizando una experiencia perfecta tanto para los administradores como para los miembros.
Invita a tus miembros
Recomendamos agregar primero a tus administradores, luego a tus gerentes y finalmente a los 'miembros del equipo', una vez que tus administradores y gerentes se hayan unido exitosamente.
Para conocer las diferencias entre los roles de equipo, haz clic aquí.
Ten en cuenta: esta invitación activará una serie de incorporación de 3 correos electrónicos con capacitación en línea y cuestionarios que se enviarán a cada uno de los miembros de tu equipo.
Paso 1: ve al Panel de control del equipo.
Paso 2: Haz clic en 'Miembros'.
Paso 3: Haz clic en 'Invitar miembros'.
Paso 4: Desde aquí, puedes invitar a los miembros de tu equipo ingresando sus direcciones de correo electrónico.
O mediante un archivo CSV personalizado donde puedes descargar una plantilla CSV. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo agregar empleados en masa.
Paso 5: Si invitas a más de un miembro a la vez, asegúrate de que tus miembros compartan los mismos detalles, como equipo, programa, fecha de inicio, etc., para simplificar el proceso de carga. Además, separa cada correo electrónico con una coma, como se muestra en la imagen a continuación.
Paso 6: Si recién estás comenzando, probablemente aún no hayas creado ningún equipo. En la sección "Equipo", continúa y haz clic en "Crear equipo".
Ingresa el nombre del equipo y selecciona el equipo principal (generalmente tu organización principal). Luego, haz clic en 'Crear equipo'. Serás dirigido a la pantalla "Invitar por correo electrónico".
Paso 7: A continuación, selecciona tu 'Programa'. Si recién está comenzando, notarás que Everlance ya ha generado dos opciones: "CPM de tarifa estándar" y "Sin programa".
El programa 'CPM de tarifa estándar' está destinado a empleados a quienes se les reembolsará según la tasa de deducción estándar del IRS, que es de $0,670 por milla para el año fiscal 2024 (aunque puede cambiar en cualquier momento).
Los miembros asignados a la opción "Sin programa" pueden revisar la actividad del equipo, pero no pueden realizar un seguimiento de los viajes ni enviar reportes. Si deseas crear un nuevo programa, ve a la sección "Programas" de este artículo.
Paso 8: Una vez que hayas terminado, dale clic en "Enviar invitaciones" y se enviará una invitación a sus correos.
Si el miembro de tu equipo no ve su invitación, asegúrate de que revise su spam. También pueden descargar la aplicación Everlance e iniciar sesión con el correo electrónico de su empresa creando una contraseña para su cuenta. Una vez que hayan iniciado sesión, se les pedirá que acepten la invitación para unirse a su equipo.
Equipos
¿Qué son los equipos?
Equipos es un sistema que tiene como objetivo organizar y agrupar empleados para reflejar su estructura organizacional y facilitar la gestión de todos sus miembros.
Puedes crear tantos equipos como necesites y los equipos se pueden anidar unos debajo de otros para crear una jerarquía. El equipo que está por encima de otro equipo en la jerarquía se conoce como "equipo principal" y normalmente nos referimos a un equipo que está debajo de otro equipo en la jerarquía como "subequipo".
¿Cómo debo configurar la estructura de mi equipo?
Normalmente vemos a los clientes configurar equipos en función de su jerarquía organizativa actual, ya sea por función laboral, región, gerente o cualquier otra cosa.
Por ejemplo, una empresa podría tener equipos para las regiones Oeste, Medio Oeste, Este y Sur. En cada región, tienen equipos para cada estado y, si un estado tiene varias ubicaciones, un equipo para cada oficina. En Everlance, contamos con equipos de éxito del cliente, atención al cliente e ingeniería. El equipo de ingeniería tiene subequipos para la aplicación de iOS, la aplicación de Android y el panel, mientras que los equipos de éxito y soporte no tienen subequipos. Puedes hacer que tu estructura sea tan simple o compleja como necesites.
Lo clave a tener en cuenta es que todos los miembros de un equipo y cualquier subequipo comparten la configuración del equipo, que incluye:
Eso significa que puedes controlar de forma centralizada lo que todos los miembros de un equipo y sus subequipos pueden hacer y ver en Everlance, y realizar cambios para todos los miembros a la vez. Los cambios en cualquiera de estas configuraciones fluyen desde el equipo principal a todos los miembros del equipo y subequipos (pero no a ningún Gerente o Gerente Limitado). Los cambios no fluyen "hacia arriba" de un equipo a su equipo principal.
Todos los miembros de un equipo también tienen los mismos Managers/Gerentes, si se les asigna alguno. Si no se asigna ningún gerente a un equipo, básicamente se "acumula" a su equipo principal, por lo que los gerentes del equipo principal también actúan como gerentes del subequipo.
Al configurar la estructura de tu equipo, debes considerar cuál es la mejor manera de agrupar a tus empleados teniendo en cuenta lo que necesitan compartir en términos de configuraciones como Lugares de equipo y Preferencias de cuenta.
Si haz invitado a los miembros de tu equipo, probablemente ya verás algunos de tus equipos en la lista en la sección de equipos del panel.
Horarios y flujo de aprobación
Los Horarios se comportan como un mapa de cómo/cuando se deben enviar y aprobar los reportes de tus empleados, y determinan qué sucede con un reporte una vez enviado.
Paso 1: Ve a "Configuración del equipo".
Paso 2: Haz clic en "Horarios".
Paso 3: Selecciona "editar" junto al tipo de cronograma que coincida con la frecuencia de reembolso de tu empresa.
Paso 4: Desde aquí puedes editar las fechas límite, quién aprueba los reportes y quién paga los reportes. La fecha más importante aquí es la fecha límite para la presentación del reporte. Cualquier reporte enviado antes de la fecha límite entrará en el período de pago de revisión actual. Cualquier reporte enviado después pasará al siguiente período de pago (esto queda a su discreción).
Para obtener más información sobre los horarios, consulta los siguientes artículos:
Paso 5: Una vez terminado, haz clic en "Guardar".
Programas y Tarifas
Los programas, abreviatura de "programas de reembolso", definen cómo y cuánto se reembolsa a los miembros del equipo.
Paso 1: Haz clic en "Configuración del equipo".
Paso 2: Haz clic en "Programas".
Paso 3: En la pantalla Programas, verás que Everlance ya generó previamente los programas CPM de tarifa estándar y Sin programas.
El programa CPM de tarifa estándar es para empleados a los que se les reembolsará según la tasa de deducción estándar del IRS, que es de $0.670 para el año fiscal 2024, aunque puedes agregar nuevas tasas a este programa en cualquier momento.
Los miembros asignados a "Sin programa" pueden revisar la actividad del equipo, pero no pueden realizar un seguimiento de los viajes ni enviar reportes.
Puedes crear un nuevo programa haciendo clic en "Nuevo programa" en la esquina superior derecha de la pantalla.
Paso 4: Crea un 'Nombre del programa' y agrega una descripción para ayudarte a recordar este programa. A continuación, seleccione el 'Horario variable' para tu programa, que determinará la frecuencia con la que se envían, aprueban y pagan los reportes de millaje. Una vez que hayas ingresado todos tus datos, haz clic en "Crear programa".
Paso 5: Luego accederás a la pantalla 'Editar programa'. Desde aquí, puedes actualizar tus tarifas seleccionando "Agregar tarifa".
Paso 6: Ingresa tu nueva tarifa de millaje y la fecha de vigencia, y dale clic en "Guardar".
Preferencias de cuenta
Para administrar la información asociada con tu cuenta de equipo, sigue los pasos a continuación:
Paso 1: Ve a 'Configuración del equipo'.
Paso 2: Luego haz clic en 'Preferencias de cuenta'.
Activar o desactivar la prohibición de viajes de ida y vuelta al trabajo (Commute)
La función de Desestimación de viajes diarios (ida y vuelta del trabajo) permite a los equipos no conciderar estos viajes como reembolsables, deduciéndolos del millaje total de los empleados. Al activar esta función, puedes eximir los viajes diarios del millaje reembolsable de los miembros de tu equipo, de acuerdo con el tipo de exclusión de viajes diarios que selecciones. Puedes obtener más información sobre los diferentes tipos de Desestimación de viajes diarios aquí.
Seguimiento de gastos mediante integración bancaria
La mayoría de las empresas optan por desactivar esta función. Sin embargo, si deseas permitir que tu equipo sincronice su tarjeta/banco con la aplicación para realizar un seguimiento de gastos, puedes habilitar esta función activándola como se muestra aquí abajo.
Seguimiento de sesiones de viajes largos
El seguimiento de viajes de sesión larga es una configuración de equipo que permite a los administradores controlar si los miembros del equipo pueden elegir sesión larga para su estilo de seguimiento de viajes.
Esta configuración está "activada" de forma predeterminada. Sin embargo, recomendamos desactivarlo para brindarle una mayor visibilidad de cada parada de trabajo y garantizar que cualquier Desautorización de viaje funcione según lo previsto.
Opciones de viaje manuales
Los administradores tienen control sobre cómo su equipo informa manualmente los viajes a través de Opciones de viaje manual. En la configuración 'Ajustable', los usuarios tienen la posibilidad de modificar sus viajes ingresados manualmente. Por ejemplo, si un usuario ingresa un viaje desde la dirección A a la dirección B, la aplicación generará automáticamente la ruta óptima para el viaje. Con la opción 'Ajustable', los usuarios pueden ajustar el millaje; sin embargo, en la opción "Estricta", la modificación del millaje está vinculada a los cambios de dirección y no se puede realizar de forma independiente.
Preferencia de comunicacion
Controle las notificaciones por correo electrónico para todo su equipo. Al activar esta función, los miembros recibirán recordatorios como reportes de actividad, cambios de estado y comentarios.
Reembolsos
Los cronogramas de reembolso (que se encuentran en la página Reembolsos) permiten que el propietario de la cuenta y los superadministradores (o el gerente si pertenecen al flujo de aprobación) vean los reportes de su equipo por período de pago para facilitar el seguimiento y el reembolso.
Para aprender cómo aprobar/rechazar reportes o mover reportes de un período de pago a otro, sigue las instrucciones paso a paso a continuación:
Paso 1: Sesde el Panel del equipo, haz clic en "Reembolsos".
Paso 2: Elije la vista 'Todo el período de pago'.
Si tienes conductores que no se encuentran en un período de pago/cronograma de presentación regular, elije Reportes únicos.
Si está en un programa FAVR, puedes elegir entre Variable y Fijo (Todos los períodos de pago incluyen ambos).
Paso 3: Después de haber seleccionado la categoría que necesitas, puedes filtrar por estado: Elije Necesita aprobación:
Paso 4: Aparecerá una lista de Períodos de Pago. Selecciona el que deseas revisar.
Paso 5: Una vez que selecciones tu Período de pago, se abrirá una nueva página para ver los reportes individuales dentro del período de pago.
Paso 6: Para obtener la opción más fácil de aprobar, seleccione la opción 'Aprobar período de pago' en la esquina superior derecha y aprobarás todos los reportes dentro de este período de pago.
Paso 7: Si deseas ver reportes específicos dentro de este período de pago, utiliza la herramienta 'Filtrar por'.
Por ejemplo, supongamos que deseas filtrar reportes por estado de cumplimiento, haz clic en "+" junto a cumplimiento y selecciona su estado.
Paso 8: Puedes tomar decisiones sobre varios reportes a la vez agregando una marca de verificación en la casilla junto a los reportes individuales. Aquí puedes seleccionar el período Aprobar, Rechazar o Pasar a pago.
Si un reporte ha sido rechazado, se devolverá (junto con cualquier nota tuya) al miembro del equipo para que pueda realizar los cambios necesarios y volver a enviar el reporte para que se apruebe en el siguiente período de pago (a su discreción).
Se moverá a la vista "Rechazado" de la página de detalles de este Período de pago.
Paso 9: Si deseas revisar un reporte individual dentro del Período de pago, selecciona el reporte en cuestión, donde podrás ver los detalles del viaje y los gastos. Si deseas aprobar o rechazar individualmente, selecciona Aprobar o Rechazar en la vista de viajes individuales.
Paso 10: Si necesitas hacer una nota en un reporte (como hacer una pregunta sobre un viaje o gasto), escribe en el cuadro de comentarios en el lado derecho de la página del reporte que dice Comentarios y actividad. Luego, el miembro del equipo recibirá una notificación por correo electrónico y una notificación dentro de la aplicación Everlance.
Si eliges rechazar/aprobar reportes individualmente, recuerda seguir "Aprobando" todo el Período de pago (esto no cambiará el estado de ningún reporte Rechazado) y descargar el Resumen detallado del período de pago para enviarlo a tu Gerente de Éxito del Cliente (si corresponde).
Soporte al cliente:
¿Tienes alguna pregunta? ¡Nos encantaría saber de ti! Consulta nuestro centro de ayuda en https://help.everlance.com.
Email: support@everlance.com
Teléfono: (872)814-6308 USA - (877)704-2687 CAN
Nuestro horario de oficina es de 9 a.m. a 5 p.m. de lunes a viernes y de 9 a.m. a 1 p.m. EST los fines de semana.
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