Si deseas saber si tus reembolsos FAVR podrían ser gravados, ¡estás en el lugar correcto! Primero, distingamos entre Cumplimiento de Documentos y Cumplimiento del Vehículo:
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Licencia y Seguro (Cumplimiento de Documentos), que implica que los conductores suban y mantengan actualizados su 1) licencia de conducir y 2) póliza de seguro de automóvil (por ejemplo, la Página de Declaración, donde se enumeran las coberturas de la póliza). Tus documentos no deben estar vencidos y las coberturas de tu seguro (por ejemplo, límites de responsabilidad o deducibles) deben cumplir con los requisitos de tu programa FAVR para ser considerado conforme.
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Cumplimiento del Vehículo, determinado a partir de la información del vehículo en tus documentos de seguro, lo que implica estas características del vehículo que registras: 1) Edad del Vehículo (por ejemplo, modelo 2019 o más nuevo), y 2) MSRP del Vehículo (por ejemplo, $25,500). Para determinar el estado de cumplimiento del vehículo, la edad (año del modelo) y el valor (MSRP) de tu vehículo se comparan con el vehículo base que tu empleador ha seleccionado para construir tu programa FAVR, además de confirmar que no has utilizado previamente métodos de depreciación "acelerada" avanzada para reclamar ninguna deducción fiscal previa en tu vehículo (esto no es común).
No cumplir con estos requisitos puede resultar en la posibilidad de que el reembolso sea gravado (ver abajo). Por separado, tu empresa podría tener políticas laborales específicas que puedan requerir la retención del reembolso (o retirarte del programa FAVR) si no cumples con estos requisitos, para fomentar el cumplimiento.
Si el reporte mensual de cumplimiento determina que no estás cumpliendo en estas categorías, el reembolso de ese mes estará sujeto a un Cálculo de Impuestos para determinar cualquier cantidad potencialmente gravable (ver abajo).
¿Cómo funciona el Cálculo de Impuestos?
Incluso si no cumples en un mes determinado, los pagos solo estarán 'sujetos a impuestos' si superan la tasa máxima permitida de "uso empresarial" estándar del IRS para ese año. Esto es beneficioso porque en muchos casos, si eres un conductor de alto kilometraje, tus pagos estarán sujetos a pocos o ningún impuesto, ¡incluso si no estás cumpliendo!
Para determinar las cantidades 'sujetas a impuestos', los reembolsos aprobados/pagados durante meses en los que no cumplías se comparan con lo que habrías recibido (para los mismos totales de kilometraje) a la tasa estándar máxima libre de impuestos del IRS. Cualquier reembolso aprobado/pagado que exceda la cantidad que habrías recibido utilizando la tasa del IRS debe considerarse 'ingreso ordinario' (no un reembolso libre de impuestos) y sujeto a impuestos. Pero solo este exceso es lo que se considera gravable; las cantidades por debajo de lo que habrías recibido utilizando la tasa estándar del IRS están 'excluidas de impuestos' (libres de impuestos). Además, los montos potencialmente gravables (es decir, aprobados/pagados en meses en los que no cumplías) se evalúan usando los totales de kilometraje de todo un trimestre, aumentando las posibilidades de que la cantidad máxima esté 'excluida de impuestos' basada en el Cálculo de Impuestos.
Aquí tienes un ejemplo:
Tu empresa tiene un vehículo base para tu programa que requiere que tengas un vehículo 2018 (o más nuevo) con un valor MSRP original de $22,500 (o superior) - además de los requisitos de licencia y documentos de seguro.
Un representante de ventas recibe un reembolso de las siguientes cantidades en el primer trimestre bajo su programa FAVR:
- Enero: reembolsado con $350 en total por 450 millas conducidas en diciembre mientras estaba inscrito en un vehículo 2015 con un MSRP de $35K - vehículo no cumple con el requisito de antigüedad del vehículo = ¡potencialmente sujeto a impuestos!
- Febrero: reembolsado con $400 por 600 millas conducidas en enero mientras estaba inscrito en el mismo vehículo 2015 (MSRP de $35K) - aún no cumple con su vehículo = ¡potencialmente sujeto a impuestos!
- Marzo: reembolsado con $300 por 400 millas conducidas en febrero después de inscribir un nuevo vehículo 2023 con un MSRP de $28K - ahora el vehículo cumple con los requisitos de la empresa = el reembolso de este mes no debería estar sujeto a impuestos
Adicionalmente, tus coberturas de seguro (cumplimiento de documentos) estaban por debajo del requisito mínimo en enero, pero corregiste esto y subiste una nueva póliza en febrero (que también fue válida en marzo).
Esto significa que no cumplías con el estado de Cumplimiento de Documentos y Vehículo en enero. En febrero solo estabas fuera de cumplimiento con el Vehículo, pero en marzo cumpliste completamente después de actualizar tu seguro e inscribir un vehículo más nuevo que cumplía con los requisitos de tu programa.
Resultado final: con base en el cálculo del trimestre: el cumplimiento de marzo 'cubre' parte de los reembolsos de enero y febrero, y los totales del trimestre están dentro del cálculo de la tasa del IRS para el kilometraje. ¡Así que no habrá ninguna cantidad de reembolso sujeta a impuestos! (Nota: es solo un ejemplo; puede haber más variabilidad en el cálculo real).
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