¿Qué es un programa de tarifa fija y variable (FAVR)? (What is a fixed and variable rate (FAVR) mileage program?)

• Debe haber al menos 5 conductores inscritos en el programa.
• Todos los conductores inscritos deben conducir al menos 5000 millas comerciales por año.
• Los conductores deben poseer una licencia de conducir válida y mantener un seguro del vehículo que cumpla con los requisitos de la empresa.

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Un programa de centavos por milla (CPM) se explica por sí mismo: los conductores obtienen una cantidad específica por milla comercial recorrida (la mayoría de las empresas utilizan la tarifa estándar del IRS para el año en curso). Un programa CPM reembolsa a todos los empleados del programa la misma tarifa, independientemente del tipo de vehículo y de dónde lo operen para realizar tareas comerciales.

Un programa FAVR es un sofisticado programa de reembolso de millas. El programa de subsidios para automóviles FAVR de Everlance tiene en cuenta los costos fijos locales de propiedad del vehículo de cada empleado (depreciación, impuestos, seguro, licencia y registro, etc.) y los costos variables de operación del vehículo (petróleo y gas, mantenimiento, desgaste de neumáticos, etc.) para crear una tasa de reembolso de millaje variable personalizada que es específica para cada conductor, según la ubicación del empleado.

Hay dos casos de cumplimiento FAVR:

Cumplimiento del conductor, que implica que los conductores carguen y mantengan válidas 1) Licencia de conducir y 2) Póliza de seguro de automóvil (preferiblemente una página de declaración).
Cumplimiento del vehículo, que involucra estos requisitos del vehículo: 1) Antigüedad del vehículo (por ejemplo, modelo 2019 o más nuevo) y 2) MSRP del vehículo (por ejemplo, $25,500).

El incumplimiento de los requisitos del vehículo hace que los reembolsos de los conductores estén sujetos a tributación (prueba de puerto seguro), y el incumplimiento de los requisitos del conductor puede hacer que se retengan reembolsos y, si no cumplen durante períodos prolongados, los conductores pueden ser removidos del programa FAVR.

Si un conductor no cumple con sus documentos (seguro de automóvil y/o licencia de conducir), queda a discreción de la compañía retener su pago hasta que se aprueben nuevos documentos.

Los documentos de seguro y las licencias de conducir cargados siempre deben mostrar una fecha de vencimiento, y mientras no haya transcurrido para ambos documentos, el estado de cumplimiento del empleado seguirá siendo "Aprobado".

*Cuando un documento vence, los conductores tienen un período de gracia de 30 días en el cual su estado permanecerá como "Aprobado" y se actualizará automáticamente a "Rechazado" si no se cargan nuevos documentos a tiempo.

Sí pueden inscribirse, pero hasta que cumplan con los requisitos de la empresa se les aplicará una prueba de “Puerto Seguro” a sus reembolsos.

No. Un pago FAVR se determina según el vehículo base del programa que se define durante la implementación con los administradores de la cuenta. Un vehículo nuevo solo afectará si el conductor cumple con las pautas de edad y MSRP del vehículo.

Los reembolsos FAVR (según las reglas del IRS) se basan en un solo vehículo. Los conductores pueden poseer varios vehículos, pero solo pueden inscribir uno en su programa de reembolso. Por lo general, ese vehículo debe ser el más nuevo, incluso si no es el que utilizan con más frecuencia por negocios.

Digamos que un empleado inscribió originalmente un Honda Civic 2016 inicialmente pero luego desea inscribir un Toyota Camry 2024, enviaría una nueva página de declaración de seguro que liste ese vehículo, con el VIN del nuevo vehículo en la póliza nuestros revisores actualizarían su información.

El cumplimiento se realiza el día 4 de cada mes para todas las cuentas ¡Los conductores deben enviar documentos o actualizaciones antes del día 3 para que sean revisados ​​a tiempo!

Las tarifas fijas cambian cuando el conductor es asignado a un programa diferente o cambia su banda de millaje. Por ejemplo, si se esperaba que condujeran entre 10 000 y 15 000 millas al año y termina conduciendo 6000, su banda de millaje se ajustará, lo que afectará la porción fija de su reembolso (en ese caso se reducirá. Si el millaje excede la banda de millaje, aumentará).